Innovation in der Verwaltung - Hinter den Kulissen des Corona Rettungsprogramms
Medien
von Christian Lundsgaard-Hansen
letzte Aktualisierung: May 31, 2023
Foto: Ch. Lundsgaard-Hansen, sparkr
Mit grossem Dank an Christian Lundsgaard-Hansen von sparkr.ch, der Agentur für Change Maker.
Services (IT-Evaluation)
Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
Unser Angebot umfasst eine maßgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen, die auf die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Wir unterstützen Sie von A bis Z und stellen sicher, dass der gesamte Evaluationsprozess effizient und effektiv abläuft. Am liebsten erstellen wir vorgängig die IT-Strategie, nahezu immer eine Vorstudie. Dies ermöglicht, dass die eigentliche Evaluation wesentlich zielgerichteter und effizienter abläuft, da wird den Markt in der Regel sehr gut kennen.
Tool-unterstützte Ausschreibungsunterlagen
Wir hassen repetitive Tätigkeiten und automatisieren die wenn immer möglich mit Tools, die uns dabei helfen, die IT-Beschaffung auf transparente und strukturierte Weise durchzuführen. Ob es sich um ein Einladungsverfahren, eine öffentliche Ausschreibung oder ein Präqualifikationsverfahren handelt, wir ermöglichen eine reibungslose Abwicklung des Beschaffungsprozesses. Hierbei greifen wir auf unsere einzigartige Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung zurück, die eine solide Grundlage für die Erstellung von individuellen Evaluationskriterien bieten.
Schwerpunkt Gemeinden und Schulen
Unser Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung von Gemeinden und Schulen sowie ausgewählten KMU-Segmenten wie Immobilien- und Vermögensverwaltungen. Durch unsere langjährige Erfahrung in diesen Bereichen kennen wir die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, mit denen diese Zielgruppen konfrontiert sind.
Begleitung bei der Einführung inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
Wir begleiten Sie nicht nur während des Evaluationsprozesses, sondern unterstützen Sie auch bei der Einführung der ausgewählten IT-Lösungen. Hierbei erstellen wir ein umfassendes ISDS-Konzept (Informations- und Sicherheitsdienstleistungskonzept) und sorgen für ein effektives Controlling und eine klare Governance-Struktur, um einen reibungslosen Betrieb und eine erfolgreiche Integration der neuen IT-Infrastruktur sicherzustellen.
Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Angebotsfrist gemäß Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe a des Beschaffungsgesetzes (BöB) zu verkürzen. Dies erreichen wir durch die elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angeboten auf elektronischem Weg. Dadurch sparen Sie Zeit und erhalten eine effiziente und zeitgemäße Lösung für Ihren Beschaffungsprozess.
Mit unserem umfassenden Angebot und unserer Expertise helfen wir Ihnen, den gesamten Evaluations- und Beschaffungsprozess erfolgreich zu bewältigen und die optimale IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
nd die optimale IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Über uns
Die Firma Noema-tica wurde 1998 gegründet und leitet sich vom Griechischen (Homer) ab:
Noema: νόημα, a mental perception, thought
Im Team von Experten finden Sie kompetente Unterstützung für Ihre IT-Projekte, die über langjährige Erfahrung und umfassendes Fachwissen in ihren jeweiligen Fachgebieten verfügen. Mit ihrer Unterstützung können Sie sicher sein, dass Ihre IT-Beschaffungen erfolgreich umgesetzt werden und optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
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Michael Bischof, dipl. Informatik-Ing. ETH, Noematica Mit 20 Jahren Erfahrung in der Beratungsbranche, einschließlich KPMG und PwC, verfügt er über ein fundiertes Fachwissen in den Bereichen IT- und Risk-Management-Beratung in der öffentlichen Verwaltung und Finanzboutiquen. Er hat umfangreiche Erfahrung in der Evaluation und Einführung von IT-Lösungen in Kantonen und Gemeinden, was ihn zu einem wertvollen Partner für Ihre Projekte macht. Darüber hinaus verfügt er über 10 Jahre praktische Erfahrung im Bereich Cloud-Computing, was ihm ein tiefgreifendes Verständnis und Fachwissen in diesem Bereich verschafft. Als langjähriges Vorstandsmitglied des Informatik Alumni ETH pflegt er enge Kontakte zu Schulen und Universitäten, wodurch er stets über aktuelle Entwicklungen und Trends informiert ist. Insgesamt können Sie sich auf die Kompetenz, Erfahrung und das Fachwissen unseres Teams verlassen, um Ihre IT-Projekte erfolgreich umzusetzen. |
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Roland Füllemann, example consulting, Alumni Wirtschaftsinformatik Universität Zürich. |
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Josef Schreiber, dipl. Ing. FH IT-Beschaffungsberater, Haupt Verlag Bern Erstautor «Beschaffung von Informatikmitteln» (1. Auflage 1991 und alle folgenden Auflagen) josef.schreiber[@]informatik-beschaffung.ch |
Unser Team von Experten besteht aus hochqualifizierten Fachleuten, die über langjährige Erfahrung und umfassendes Fachwissen in ihren jeweiligen Bereichen verfügen. Mit ihrem Engagement und ihrer Kompetenz unterstützen sie Sie dabei, Ihre IT-Beschaffung erfolgreich umzusetzen und die optimale Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Referenzen
Organisationsformen
Unsere Referenzen beinhalten folgende drei grosse Organisationsformen:
- Gemeinden und Schulen (Kantone Zürich, Aargau, Schwyz)
- Bund und Kantone (z.B. Steuerämter, Staatskanzleien, Bundesbetriebe)
- selektive KMU (Immobilien, Vermögensverwalter)
Beispielreferenzen
- IT-Partner Outsourcing und Transformation, Gemeinde
- IT-Partner Outsourcing und Transformation, Schule
- IT-Partner Outsourcing und Transformation, Bezirk
- IT-Lösung Schule, Gemeinde
- IT-Lösung Schule, Bezirk
- Evaluation SaaS / Cloud-Angebote
- Cloud-Beschaffung Bundesnaher Betrieb ("Hyperscaler")
- Evaluation Juristische Datenbank
- Evaluation Archivlösung
- Evaluation Gemeindelösung
- Evaluation Schullösung
- Evaluation KIS (Klinik-Informationssystem)
- Partner Cloud-Transformation
- Evaluation VOIP-Telefonie
- Evaluation Hardware-Beschaffungsstelle
- Evaluation Printing
- Evaluation Partner Sicherheit und Datenschutz
- ISDS-Konzept für Kanton, Gemeinde, bundesnahe Betriebe
- IT-Partner Outsourcing und Transformation, KMUs
Die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner bei der Evaluation der IT bietet eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten:
- Für den Kunden ist es ein Gewinn, da er von der Expertise des Partners profitiert und dadurch schneller und zielgerichteter zu einer passenden Lösung gelangt.
- Die anbietende Firma kann aufgrund standardisierter und professionell erstellter Anforderungen eine effizientere Angebotserstellung gewährleisten. Dadurch können sie sich auch von weniger geeigneten Konkurrenten abheben und dem Kunden einen deutlichen Mehrwert bieten.
- Für uns als Partner ist es ebenfalls ein Gewinn, da wir durch jede Evaluation neue Erkenntnisse und Erfahrungen am Markt gewinnen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es uns, das Wissen über die Marktsituation zu erweitern. Wir sind bestrebt, dieses Wissen aktiv weiterzugeben und unseren Kunden wertvolle Einblicke und Empfehlungen zu geben.
Insgesamt führt die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner in der Evaluation zu einer effektiven und effizienten Lösungsfindung, die den Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gerecht wird. Durch die gegenseitige Unterstützung und den Austausch von Wissen und Erfahrungen profitieren alle Beteiligten von einer erfolgreichen Schul-IT-Evaluation.
Standard-Anforderungskataloge
Die Datenbank, welche über die Jahre gepflegt wurde, enthält eine immense Anzahl von Anforderungen. Aus diesen Anforderungen wurden die folgenden Kataloge erstellt, die oft als Basis für die spezifischen Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung stehen.
Zur Zeit besteht das Archiv aus folgenden Standard-Anforderungskatalogen:
Foto: Fabien Barrai
Netzwerk
Ein zentraler Basutein für e-Government und Cloud ist der Aufbau und Betrieb einer zuverlässigen IT-Netzwerk-Infrastruktur. Hierzu zählen Aspekte wie Internetverbindung, WLAN-Abdeckung, Firewalls und Sicherheitsmaßnahmen. Ein modernes und leistungsfähiges Netzwerk ist entscheidend für eine stabile und sichere IT-Umgebung in Kantonen, Gemeinden und Schulen.
IT-Support und Betrieb
Ein effektiver IT-Support ist unerlässlich, um den reibungslosen Betrieb der IT sicherzustellen. Die Definition eines Leistungskatalogs und Service-Level-Agreements (SLAs) bietet klare Richtlinien für den Umfang und die Qualität des IT-Supports. Ein gut organisierter Betrieb ermöglicht es den Schulen, sich auf ihre pädagogischen Aufgaben zu konzentrieren, während die IT-Experten die technische Unterstützung gewährleisten.
Microsoft Cloud Services
Die Nutzung von Microsoft Cloud Services wie MS 365, Windows 365, Active Directory und Backup-Lösungen bietet Schulen eine Vielzahl von Vorteilen. Diese Dienste ermöglichen die effiziente Bereitstellung und Verwaltung von IT-Ressourcen, die Zusammenarbeit und Kommunikation der Schulgemeinschaft sowie die sichere Datenspeicherung und -sicherung.
Cloud-Migration
Im Zuge der digitalen Transformation ist die Migration in die Cloud ein wichtiger Schritt für Gemeinden und Schulen. Die Cloud bietet Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneinsparungen. Bei der Cloud-Migration müssen jedoch Aspekte wie Datenmigration, Sicherheit und Compliance sorgfältig berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Cloud ("Hyperscaler")
Die Wahl des richtigen Cloud-Anbieters ist von entscheidender Bedeutung. Hyperscaler, wie beispielsweise Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure oder Google Cloud, bieten umfangreiche Dienste und Infrastruktur, immer mehr spezifisch zugeschnitten für die Schweizer Bedürfnisse ("Rechenzentrum im Inland"). Die Evaluierung der verschiedenen Anbieter und deren Leistungen ist essentiell aber anspruchsvoll, um die beste Lösung für die spezifischen Bedürfnisse einer Schule zu finden. Unser Service Katalog umfasst alle wichtigen funktionalen und anbieterbezogenen Anforderungen.
VOIP-Telefonie und Teams
Die Integration von VOIP-Telefonie und Kollaborationstools wie Microsoft Teams ermöglicht eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit und Ablöse der proprietären Telefonanlagen. Die Implementierung dieser Technologien erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, um eine nahtlose Integration mit der bestehenden IT-Infrastruktur zu gewährleisten.
Hardware-Beschaffung
Die Beschaffung von Hardware, einschließlich Notebooks, Peripheriegeräten und zugehörigen Services, ist ein weiterer wichtiger Aspekt der IT. Eine effiziente und kostengünstige Beschaffung von qualitativ hochwertiger Hardware spielt eine wesentliche Rolle bei der Ausstattung der Schulen mit den erforderlichen IT-Ressourcen.
Die Evaluierung der inidivudellen IT-Lösung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung dieser verschiedenen Aspekte. Durch eine umfassende Analyse und Bewertung ("Vorstudie") können die bestmöglichen Lösungen identifiziert werden, um die Ausschreibung zu optimieren und eine moderne, sichere und effiziente IT-Umgebung zu beschaffen.
Neuauflage des Standardwerks "Beschaffung von Informatikmitteln"
Medien
von Roland Füllemann
letzte Aktualisierung: May 31, 2023
Das Fachbuch «Beschaffung von Informatikmitteln» von Josef Schreiber ist seit über 30 Jahren das Standardwerk für die IT-Beschaffung in der Schweiz und strahlt weit in den deutschsprachigen Raum aus. Mit seinen praktischen Beispielen und Vorlagen wurde es zum Handbuch für Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen wie auch für Projektleitende – um Anregungen und Wegleitung zu bekommen, oder sich in dem was sie beruflich tun, bestätigen zu lassen.
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Mit der 6. Auflage, welche am 14. November 2022 im Buchhandel erschienen ist, wurde das Werk umfassend aktualisiert. Eingang fand die Revision des schweizerischen Beschaffungsrechts, welche 2020 nach langer Vernehmlassung abgeschlossen wurde. Aber auch technische Innovationen und Trends wie Cloud-Applikationen und mobile Endgeräte wurden berücksichtigt. Das Werk enthält wiederum einen Anhang mit praktischen Beispielen: neu die Beschaffung eines hybriden HR-Gesamtsystems (Cloud, On-Premise). Mit der Erneuerung des Werks kommt auch eine Neuerung bei den Autoren: IT-Beschaffungsexperte Roland Füllemann ergänzt Erstautor und «Beschaffungs-Koryphäe» Josef Schreiber als Co-Autor, mit dem Ziel der Weiterführung seines Lebenswerks. |
Die sieben Herausforderungen in der Evaluation von Schul-IT
Artikel
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: May 31, 2023
Foto: Marvin Meyer
Die Schul-IT steht derzeit vor einer Reihe von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Der Lehrplan 21 legt die Bildungsziele und -inhalte für die verschiedenen Fächer und Kompetenzbereiche fest und orientiert sich an den Anforderungen einer zeitgemäßen Bildung, die den Bedürfnissen und Herausforderungen des 21. Jahrhunderts gerecht wird. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Förderung von digitalen Kompetenzen und Medienbildung.
Obwohl der Lehrplan 21 nicht in allen Kantonen der Schweiz verbindlich ist, da die Bildungshoheit bei den Kantonen liegt, ist es dennoch wichtig anzumerken, dass er eine bedeutende Rolle in der schulischen Entwicklung einnimmt und zu massiven Investitionen in IT geführt hat und noch führen wird. Die Berücksichtigung des Lehrplans 21 kann somit eine wichtige Grundlage für eine zeitgemäße und zukunftsorientierte Bildung an Schulen sein.
1. Aktueller Pat bei den Anbietern für Schulsoftware (ERP)
Die Berücksichtigung der Marktkonsolidierung ist ein wichtiger Aspekt bei der IT-Evaluation an Schulen. Der Markt wird von einem Hauptakteur und zwei "Jungen Wilden" dominiert, welche beide als herausfordernde Wettbewerber auftreten. Diese Konsolidierung kann sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen. Einerseits kann der Platzhirsch über umfangreiche Ressourcen und Erfahrung verfügen, was Verlässlichkeit und Stabilität bieten kann. Andererseits können die herausfordernden Wettbewerber innovative Lösungen und einen frischen Ansatz mitbringen, um den Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gerecht zu werden. Es ist wichtig, bei der IT-Evaluation die verschiedenen Marktteilnehmer zu berücksichtigen und ihre individuellen Stärken und Schwächen sorgfältig abzuwägen, um die bestmögliche Lösung für die jeweilige Schule zu finden.
2. Akute Schwächen im Netzwerk (sehr oft übersehen!)
Eine der zentralen Schwierigkeiten besteht darin, dass das bestehende Netzwerk veraltet ist und nicht den Anforderungen an Sicherheit und Leistungsfähigkeit entspricht. Eine unzureichende Firewall-Konzeption und -Konfiguration stellt ein ernstzunehmendes Risiko dar und kann die Sicherheit des Netzwerks gefährden. Darüber hinaus ist das bestehende Netzwerk nicht optimal auf die Anforderungen des neuen Lehrplans mit einer wesentlich höheren Benutzer- und Gerätezahl ausgerichtet, was die Nutzung moderner Technologien (Cloud) und digitaler Lerninhalte (gleichzeitige Nutzung elektronische Lehrmittel wie Videos, Lehrspiele etc.) erschwert.
3. Vielfalt der Betriebsformen und Rollen in der Schul-IT
Ein weiteres Herausforderungsfeld in der Schul-IT ist die Vielfalt der Betriebsformen und Rollen, die in den Schulen existieren. Von TICs (Technischer Informations- und Kommunikationsdienst) über PICs (Pädagogischer Informations- und Kommunikationsdienst) bis hin zur internen IT oder sogar dem vollständigen Outsourcing der IT-Dienstleistungen gibt es eine breite Palette von Modellen. Die Integration und Koordination dieser unterschiedlichen Betriebsformen erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung, um ein reibungsloses Funktionieren der IT-Infrastruktur sicherzustellen.
4. Herausforderungen im Zusammenhang mit Cloud-Computing
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass viele IT-Outsourcer nicht ausreichend auf die Anforderungen der Cloud vorbereitet sind. Die Cloud-Technologie bietet gerade im Schulbereich vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung, aber es erfordert spezifisches Know-how, um sie optimal zu nutzen. Schulen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Dienstleister über das erforderliche Fachwissen verfügen, um eine erfolgreiche und sichere Migration in die Cloud zu ermöglichen.
5. Schnittstellen zu anderen Systemen
Ein weiteres Thema, mit dem Schulen konfrontiert sind, sind die Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise dem Versand von Statistiken oder dem Einwohnerwesen. Die Integration dieser Systeme in die Schul-IT erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
6. Hoher Anteil der Hardwarekosten
Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf die Herausforderungen in der Schul-IT ist der hohe Anteil der Hardwarekosten, der oft einen beträchtlichen Teil des Gesamtbudgets ausmacht. Aufgrund dieser hohen Investitionen sind öffentliche Ausschreibungen oft unumgänglich, um einen transparenten und fairen Beschaffungsprozess sicherzustellen. Durch eine öffentliche Ausschreibung können verschiedene Anbieter ihre Angebote einreichen, was zu Wettbewerb führt und potenziell günstigere Preise und bessere Leistungen für die Schulen ermöglicht. Leider sind für die Anbieter die Marchen in diesem Bereich sehr tief, sodass reine Hardware-Ausschreibungen per se gerade für kleinere Organisationen mit einer Enttäuschung enden ("keine marktgerechte Angebote").
7. Datenschutz
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Schutz personenbezogener Daten in der Schul-IT. Schulen verarbeiten eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, wie Schülerinformationen, Noten, Gesundheitsdaten und mehr. Es ist von größter Bedeutung, dass diese Daten sicher und vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre und den Datenschutz der Schülerinnen, Schüler und anderer beteiligter Personen zu gewährleisten. Schulen müssen daher sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und -Prozesse den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, um einen unbefugten Zugriff oder eine missbräuchliche Verwendung von personenbezogenen Daten zu verhindern.
Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine ethische Verantwortung gegenüber den Schülerinnen, Schülern, Eltern und der gesamten Schulgemeinschaft. Schulen sollten daher eng mit ihren IT-Dienstleistern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, regelmäßige Datenschutzprüfungen durchgeführt werden und Schulungen für das Schulpersonal angeboten werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken.
Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können Schulen ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten und das Vertrauen der Schülerinnen, Schüler und Eltern in den Umgang mit personenbezogenen Daten stärken.
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Evaluierung der IT an Schulen eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Berücksichtigung der individuellen Anforderungen einer jeden Schule können jedoch effektive Lösungen gefunden werden, um die IT-Infrastruktur in Schulen zu verbessern und die digitale Bildung im Sinne des Lehrplan 21 zu unterstützen.
Fünf Gründe, warum Sie niemals auf externe Beschaffungsplattformen setzen sollen
Artikel
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: May 31, 2023
Foto: Christopher Rayn
Immer wieder fällt auf, dass sowohl etablierte IT-Abteilungen der Öffentlichen Verwaltung wie auch Gemeinden oder Schulen auf die Idee verfallen, proprietäre Beschaffungsplattformen ausserhalb simap.ch wie Decision Advisor oder Xatena einzusetzen und somit dem Anbieter oder der Anbieterin die Verwendung von proprietären Tools zur Dateneingabe vorzuschreiben. Doch warum sollten Sie dieser Praxis mit äußerster Vorsicht begegnen und sie am besten ganz meiden? Lassen Sie mich Ihnen die folgenden Gründe darlegen.
1. Sie möchten das beste Angebot und sollten dafür die Extrameile gehen
IT-Unternehmen verfügen über langjährige Erfahrung in der Erstellung von Angeboten. Im Laufe der Zeit haben sie professionelle Vorlagen, Tools und effiziente Prozesse entwickelt, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen. Dabei sind sie mit den gängigen Softwareanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bestens vertraut. Die Firmen haben Toolpaletten aufgebaut, die es ihnen ermöglichen, parallel an mehreren Angeboten zu arbeiten und effektiv mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
Der Worst-Case-Szenario für Unternehmen besteht darin, wertvolle Zeit zu verlieren, indem sie sich in proprietäre Fremdapplikationen einarbeiten müssen. Der Umgang mit neuen und unbekannten Tools erfordert eine Lernkurve und führt zu Zeitverlusten. Zeit, die stattdessen für die Verfeinerung und Verbesserung des Angebots genutzt werden könnte.
Indem Unternehmen auf ihre bewährten Softwareanwendungen zurückgreifen, profitieren sie von der Effizienz und Expertise, die sie bereits entwickelt haben. Sie können auf ihre etablierten Prozesse und Vorlagen zurückgreifen, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand und die Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Fremdapplikationen minimieren.
2. Der IT-Markt ist vielfach ein Anbietermarkt
Die Hürde, um einen umfassenden Überblick über eine Ausschreibung zu erhalten, sollte so niedrig wie möglich gehalten werden. Es ist von großer Bedeutung, dass alle entscheidenden Informationen direkt im Ausschreibungstext auf simap.ch, DER Plattform für öffentliche Ausschreibungen, enthalten sind. Durch die Bereitstellung sämtlicher relevanten Informationen auf dieser zentralen Plattform wird sichergestellt, dass potenzielle Anbieterinnen und Anbieter einen einfachen Zugang zu den wesentlichen Informationen haben.
Jegliche Anmeldeverfahren oder die Notwendigkeit, auf externe Tools zurückzugreifen, stellen eine zusätzliche Hürde dar und können zu unnötigen Absagen führen. Wenn Anbieterinnen und Anbieter gezwungen sind, sich in weitere Tools einzuarbeiten oder zusätzliche Anmeldungen durchzuführen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie den Überblick verlieren oder den Aufwand als zu hoch empfinden. Dies kann letztendlich dazu führen, dass potenziell geeignete Anbieterinnen und Anbieter von der Teilnahme absehen und somit möglicherweise qualifizierte Lösungen übersehen werden.
Durch die Konzentration auf eine zentrale Plattform wie simap.ch und die Bereitstellung aller wichtigen Informationen im Ausschreibungstext wird eine einfache und transparente Kommunikation gewährleistet. Dies erhöht die Chancen für eine breitere Beteiligung von Anbieterinnen und Anbietern und fördert den Wettbewerb. Letztendlich profitieren sowohl die ausschreibende Organisation als auch die potenziellen Anbieterinnen und Anbieter von einer klaren und zugänglichen Ausschreibungsumgebung, in der Transparenz und Chancengleichheit gewährleistet sind.
3. Die Erstellung der Unterlagen erfordert Teamarbeit
Die Erstellung der Unterlagen ist ein kollaborativer Prozess, der Teamarbeit erfordert. Innerhalb eines Teams gibt es unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, von der Unterstützung durch Assistentinnen oder Assistenten bis hin zur maßgeblichen Beteiligung des Kernteams, externen IT-Beratern und des CIOs oder der IT-Leiterin. Bei der Verwendung eines spezifischen Tools besteht jedoch die Gefahr, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer Expertise, zu Anfängerinnen und Anfängern degradiert werden, die sich mit einer neuen Software herumschlagen müssen.
Durch die Verwendung eines neuen Tools besteht die Gefahr, dass in der Dokumentation Brüche entstehen. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Frustration und Zeitverlust führen, wenn Teammitglieder sich mit dem Erlernen und Anpassen an ein neues Tool befassen müssen.
Stattdessen ist es ratsam, auf bewährte Software wie Word, Excel oder PDF zurückzugreifen, die von allen Teammitgliedern bereits vertraut sind. Diese standardmäßigen Tools bieten eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit und ermöglichen es jedem Teammitglied, seinen Input in gewohnter Form einzubringen.
4. Die Evaluation ist Teamarbeit
Die Evaluation ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses und erfordert eine effektive Teamarbeit. Es ist unerlässlich, dass im Team gemeinsam Auswertungen durchgeführt werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Durch die Zusammenarbeit können verschiedene Perspektiven, Fachkenntnisse und Erfahrungen eingebracht werden, um eine umfassende Bewertung der vorliegenden Angebote zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen während der Evaluation auch Unterlagen erstellt und versandt werden. Dies kann beispielsweise die Zusammenstellung von Berichten, Präsentationen oder Vergleichstabellen umfassen, um den Evaluationsprozess und die Ergebnisse angemessen zu dokumentieren. Durch eine sorgfältige und präzise Dokumentation können alle Beteiligten die Entscheidungen besser verstehen und nachvollziehen. Eine solche muss ohnedies durch die gängigen Office-Tools erfolgen.
5. Es gibt keine wirklich benutzerfreundlichen Evaluierungstools
Als "Dokumenterstellungsformat" sind die bekannten Office-Werkzeuge unschlagbar. Es wäre vermessen zu behaupten, dass ein eigenes Tool benutzerfreundlicher ist und zu weniger Gesamtaufwand führt.
Abschließend möchte ich betonen, dass ich grundsätzlich ein großer Befürworter von Tools bin. Im Laufe der Jahre haben wir eine umfangreiche Datenbank aufgebaut und automatisieren die Erstellung vieler Unterlagen. Darüber hinaus bieten wir unseren Kundinnen, Kunden sowie Anbieterinnen und Anbietern die Möglichkeit einer digitalen Signatur. Dennoch ist es wichtig zu beachten, dass alle Dokumente, die wir erstellen, ausschließlich in den bewährten Formaten Word, Excel oder PDF bereitgestellt werden. Dies geschieht aus den oben genannten Gründen, die wir sorgfältig abgewogen und berücksichtigt haben.
Indem wir uns auf diese bewährten Dateiformate konzentrieren, können wir sicherstellen, dass die Dokumente universell lesbar und kompatibel sind. Wir möchten unseren Kundinnen, Kunden und Anbieterinnen, Anbietern größtmögliche Flexibilität bieten und ihnen die Verwendung ihrer bevorzugten Tools und Anwendungen ermöglichen. Durch die Nutzung dieser allgemein anerkannten Formate gewährleisten wir außerdem, dass unsere Dokumente problemlos weiterverarbeitet, bearbeitet und mit anderen Parteien geteilt werden können.
Unser Ziel ist es, den gesamten Beschaffungsprozess so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten, während wir gleichzeitig die Bedenken und Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Tools und deren Einschränkungen berücksichtigen.
"Bitte beachten Sie, dass ich grundsätzlich nichts gegen diese Tools oder deren Hersteller habe. Meine Argumente basieren lediglich auf meiner langjährigen Erfahrung als IT-Beschaffungsprofi."
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IT Betrieb / Outsourcing Gemeinden und Schulen, Cloud-Transformation Gemeinden + Schulen und KMUs, Planung, Evaluation / Ausschreibungen, Strategie IT-Projekte Bund und Kanton
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Aufbau und Betrieb IT-Netzwerk, IT-Support und Betrieb, MS 365, Azure, Cloud-Migration, Cloud ("Hyperscaler"), VOIP-Telefonie, Teams, Beschaffung von Hardware, KIS (im Aufbau)
Referenzen
Von der kleinen Vermögensverwaltung zum Kanton zu grossen Bundesausschreibungen, Schwerpunkt Gemeinden und Schulen
Die Tools
Von der Konfiguration des Anforderungskatalogs über das Management der Fragen mit Import von Simap bis zur elektronischen Signatur
Datenbanken
Ausschreibungen, Vergabestellen, IT-Anbieter Schweizer Markt seit 2016 Über 1000 Einzelanforderungen aus allen selbst bearbeiteten Ausschreibungen Anbieterliste mit Ansprechpartnern aus allen selbst bearbeiteten Ausschreibungen
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