IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs

Die sieben Herausforderungen in der Evaluation von Schul-IT (Aktualisierung)

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Sept. 8, 2023

Foto: Christopher Rayn

1. Aktueller Patt bei den Anbietern für Schulverwaltungssoftware ("Schul-ERP")

Die Berücksichtigung der Marktkonsolidierung ist ein wichtiger Aspekt bei der IT-Evaluation an Schulen. Gesucht ist eine moderne einheitliche, mandantenfähige, benutzerfreundliche "Saas"-Lösung für Schulverwaltung, Lehrpersonen und Eltern mit hoch verfügbaren, sicheren Backend und zeitgemässem Frontend unterstützt durch Apps für Spezialaufgaben. Kein aktueller lokaler Anbieter wird diesem Anspruch voll gerecht, und der globale Marktführer ist trotz guter Verankerung in Schweizer Privatschulen nicht vor Ort präsent.

Durch die starke Konsolidierung der lokalen Schweizer Hersteller steht ein Marktführer einigen wenigen Konkurrenten gegenüber. Jedes dieser Systeme weisst Stärken und Schwächen auf und - das macht es interessant - sind diese je nach Hersteller sehr unterschiedlich ausgeprägt. Bezüglich Backend und Engineering-Know-How sticht ein Hersteller deutlich heraus. Der Marktauftritt der Hersteller gestaltete sich ebenfalls sehr unterschiedlich, von sehr professionellem "Direct Sales" bis nahezu nicht-existierenden Sales, stattdessen Mund-zu-Mund-Propaganda bzw. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Insgesamt nahm in den letzten Jahren trotz Konsolidierung der Wettbewerb stark zu. Dies führt zu innovativeren Lösungen, welche um die Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gebaut werden.

Es ist wichtig, bei der IT-Evaluation die verschiedenen Marktteilnehmer zu berücksichtigen und ihre individuellen Stärken und Schwächen sorgfältig abzuwägen, um die bestmögliche Lösung für die jeweilige Schule zu finden.

2. Akute Schwächen im Netzwerk (sehr oft übersehen!)

Eine der zentralen Schwierigkeiten besteht darin, dass das bestehende Netzwerk veraltet ist und nicht den Anforderungen an Sicherheit und Leistungsfähigkeit entspricht. Eine unzureichende Firewall-Konzeption und -Konfiguration stellt ein ernstzunehmendes Risiko dar und kann die Sicherheit des Netzwerks gefährden. Darüber hinaus ist das bestehende Netzwerk nicht optimal auf die Anforderungen des neuen Lehrplans mit einer wesentlich höheren Benutzer- und Gerätezahl ausgerichtet, was die Nutzung moderner Technologien (Cloud) und digitaler Lerninhalte (gleichzeitige Nutzung elektronische Lehrmittel wie Videos, Lehrspiele etc.) erschwert.

3. Vielfalt der Betriebsformen und Rollen in der Schul-IT

Ein weiteres Herausforderungsfeld in der Schul-IT ist die Vielfalt der Betriebsformen und Rollen, die in den Schulen existieren. Von TICs (Technischer Informations- und Kommunikationsdienst) über PICs (Pädagogischer Informations- und Kommunikationsdienst) bis hin zur internen IT oder sogar dem vollständigen Outsourcing der IT-Dienstleistungen gibt es eine breite Palette von Modellen. Die Integration und Koordination dieser unterschiedlichen Betriebsformen erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung, um ein reibungsloses Funktionieren der IT-Infrastruktur sicherzustellen.

4. Herausforderungen im Zusammenhang mit Cloud-Computing

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass viele IT-Outsourcer nicht ausreichend auf die Anforderungen der Cloud vorbereitet sind. Die Cloud-Technologie bietet gerade im Schulbereich vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung, aber es erfordert spezifisches Know-how, um sie optimal zu nutzen. Schulen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Dienstleister über das erforderliche Fachwissen verfügen, um eine erfolgreiche und sichere Migration in die Cloud zu ermöglichen.

5. Schnittstellen zu anderen Systemen

Ein weiteres Thema, mit dem Schulen konfrontiert sind, sind die Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise dem Versand von Statistiken oder dem Einwohnerwesen. Die Integration dieser Systeme in die Schul-IT erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

6. Hoher Anteil der Hardwarekosten

Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf die Herausforderungen in der Schul-IT ist der hohe Anteil der Hardwarekosten, der oft einen beträchtlichen Teil des Gesamtbudgets ausmacht. Aufgrund dieser hohen Investitionen sind öffentliche Ausschreibungen oft unumgänglich, um einen transparenten und fairen Beschaffungsprozess sicherzustellen. Durch eine öffentliche Ausschreibung können verschiedene Anbieter ihre Angebote einreichen, was zu Wettbewerb führt und potenziell günstigere Preise und bessere Leistungen für die Schulen ermöglicht. Leider sind für die Anbieter die Marchen in diesem Bereich sehr tief, sodass reine Hardware-Ausschreibungen per se gerade für kleinere Organisationen mit einer Enttäuschung enden ("keine marktgerechte Angebote").

7. Datenschutz

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Schutz personenbezogener Daten in der Schul-IT. Schulen verarbeiten eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, wie Schülerinformationen, Noten, Gesundheitsdaten und mehr. Es ist von größter Bedeutung, dass diese Daten sicher und vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre und den Datenschutz der Schülerinnen, Schüler und anderer beteiligter Personen zu gewährleisten. Schulen müssen daher sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und -Prozesse den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, um einen unbefugten Zugriff oder eine missbräuchliche Verwendung von personenbezogenen Daten zu verhindern. Ein hervorragendes Instrument ist dabei der Leitfaden Microsoft 365 im Bildungsbereich der Datenschutzbeauftragen des Kantons Zürich.

Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine ethische Verantwortung gegenüber den Schülerinnen, Schülern, Eltern und der gesamten Schulgemeinschaft. Schulen sollten daher eng mit ihren IT-Dienstleistern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, regelmäßige Datenschutzprüfungen durchgeführt werden und Schulungen für das Schulpersonal angeboten werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken.

Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können Schulen ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten und das Vertrauen der Schülerinnen, Schüler und Eltern in den Umgang mit personenbezogenen Daten stärken.

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Evaluierung der IT an Schulen eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Berücksichtigung der individuellen Anforderungen einer jeden Schule können jedoch effektive Lösungen gefunden werden, um die IT-Infrastruktur in Schulen zu verbessern und die digitale Bildung im Sinne des Lehrplan 21 zu unterstützen.

Enigma und die Schweizer Antwort Nema

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: June 12, 2023

Foto: swiss ict, Enigma und die Schweizer Antwort Nema

Professor Jürg Gutknecht, ein ausgezeichneter Didaktiker, der mich in seinen Vorlesungen in die Informatik einführte, analysiert die Enigma, das bekannteste kryptografische Gerät aller Zeiten. Mit ihrem Verschlüsselungsmechanismus verhalf sie dem Deutschen Heer zum strategischen Vorteil, bis der Code von den Alliierten gebrochen wurde. Die Schweiz entwickelte die Technologie mit dem Gerät Nema weiter.

Link: https://www.swissict.ch/von-der-enigma-zur-nema/

Cloud und Outsourcing: die sechs Herausforderungen für IT-Chefs in der Gemeindeverwaltung

Aktuell stehen viele Gemeinden vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Angesichts des ablaufenden Outsourcing-Zeitrahmens, meist werden Aufträge über vier Jahre vergeben und ein bis zweimal verlängert, und vieler anstehender Wechsel bietet sich die Möglichkeit, Cloud Computing und Software-as-a-Service (SaaS) Angebote besser zu nutzen. Dieser Artikel beleuchtet die Chancen und Herausforderungen, denen IT-Chefs in der Gemeindeverwaltung gegenüberstehen, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen.

Foto: Gabriel Garcia Marengo

Herausforderung 1: Know-how-Defizite

Viele bestehende Outsourcing-Partner haben erhebliche Wissenslücken hinsichtlich aktueller Cloud-Strategien. Oftmals beschränkt sich ihr Know-how auf Microsoft 365, SharePoint und ähnliche Lösungen. Um die Transformation erfolgreich zu meistern, ist jedoch ein tieferes Verständnis und breiteres Wissen über Cloud-Technologien erforderlich.

Herausforderung 2: Partnerwechsel

Ein Wechsel des Outsourcing-Partners liegt nahe, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen. Allerdings birgt die Transition von einem Anbieter zum anderen auch Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und Koordination sind erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Herausforderung 3: Netzwerk-Infrastruktur

Oftmals weisen die Netzwerk-Infrastrukturen in Gemeinden nicht mehr zeitgemäße Konfigurationen auf. Dezentrale VPNs, Firewall-Einstellungen und ähnliche Komponenten sind oft nicht optimal eingerichtet. Die Umstellung auf die Cloud erfordert eine Überprüfung und Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, um die gewünschte Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.

Herausforderung 4: Sicherheit

Die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Viele Gemeinden verfügen jedoch noch nicht über ein umfassendes Information Security and Data Protection (ISDS) Konzept. Bevor die Cloud genutzt werden kann, müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen und Schwachstellen behoben werden.

Herausforderung 5: ERP-Systeme

Die meisten Gemeinden verfügen über ERP-Systeme, die in die Jahre gekommen sind und nicht als SaaS-Lösung konzipiert wurden. Die Integration solcher Systeme in die Cloud erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise auch Anpassungen, um die Vorteile der Cloud vollständig nutzen zu können.

Herausforderung 6: Anbietermarkt und Ausschreibungsverfahren

IT-Outsourcing-Anbieter mit ausgezeichnetem Know-how rund um Cloud gibt, sind stark nachgefragt. Dementsprechend ist die Auftragslage sehr gut, und öffentliche Ausschreibungsverfahren zu verfolgen hat möglicherweise nicht die höchste Priorität. Dies kann dazu führen, dass Gemeinden Schwierigkeiten haben, mit potenziellen Anbietern in Kontakt zu kommen, welche die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Gemeindeverwaltung verstehen.

Der Anbietermarkt für Cloud- und SaaS-Lösungen ist sehr dynamisch, aber die öffentlichen Ausschreibungsverfahren können mühsam sein. Zum Teil konzentrieren sich hervorragende Anbieter eher auf die Privatwirtschaft und kennen die spezifischen Anforderungen und Prozesse in Gemeinden nicht ausreichend. Es ist wichtig, dass Gemeinden dementsprechend ihre Ausschreibungsunterlagen professionell gestalten und ihre Veränderungsbereitschaft signalisieren, um neue Anbieter zu gewinnen.

Ausschreibung als Chance

Obwohl die Herausforderungen nicht zu unterschätzen sind, haben einige Gemeinden - und nahezu alle, welche ich begleiten durfte - die Transformation zur Cloud erfolgreich gemeistert. Insbesondere können gut geplante Ausschreibungsverfahren ein effektives Mittel sein, um neue Anbieter zu gewinnen, die die speziellen Probleme der Gemeindeverwaltung lösen können. Die Überwindung von Know-how-Defiziten, die Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, die Stärkung der IT-Sicherheit und die Integration von ERP-Systemen in die Cloud sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einer effizienten und zukunftsfähigen IT-Infrastruktur für Gemeinden.

35 Empfehlungen zu Beschaffung und Betrieb von Informatikmitteln an allgemeinbildenden Schulen

Die Empfehlungen stammen aus dem Leitfaden "Beschaffung und Betrieb von Informatikmitteln an allgemeinbildenden Schulen", 3. erweiterte Auflage Juni 2001. Sie sind damit schon über 20 Jahre alt, aber nahezu gesamthaft - erweitert mit Fokus Datensicherheit, Social Media und mobile Geräte - in dieser Form gültig.

Autoren sind Yvan Grepper und Beat Döbeli von der ETH Zürich (Eidgenössische Technische Hochschule Zürich)

Foto: Beschaffung und Betrieb von Informatikmitteln an allgemeinbildenden Schulen, Beat Döbeli

1. Trennen Sie das Verwaltungsnetz physisch vom Schulnetz!
2. Halten Sie Ihren Computerpark so homogen wie möglich!
3. Lassen Sie sich keine (einzelnen) Computer schenken!
4. Vermeiden Sie gemischte Umgebungen!
5. Kaufen Sie Qualität!
6. Beachten Sie: Computerkosten ≠ Beschaffungskosten!
7. Integrieren Sie die privaten Computer der LehrerInnen ins Beschaffungs- und Wartungskonzept!
8. Bieten Sie bei der Beschaffung von neuen Computern dasselbe Modell auch der Lehrerschaft zum Kauf an!
9. Schulen benötigen nicht (dauernd) das Neueste!
10. Rechnen Sie mit einer Benutzungsdauer von 5-6 Jahren.
11. Rüsten Sie die Computer nach 3 Jahren auf!
12. Installieren Sie neue Software nur in den Schulferien!
13. Setzen Sie einen Client-Typ sauber auf und erstellen Sie davon ein Image!
14. Planen Sie die Wartung Ihres Schulnetzes!
15. Rechnen Sie mit 1 Stellenprozent Support pro Computer!
16. Achten Sie auf die Verfügbarkeit von Ansprechpersonen!
17. Bieten Sie Support für private Computer der Lehrerschaft!
18. Arbeiten Sie mit anderen Schulen zusammen!
19. Nutzen Sie das Wissen externer SpezialistInnen!
20. Setzen Sie SchülerInnen ein!
21. Setzen Sie SchülerInnen für Updates und Upgrades ein!
22. Setzen Sie SchülerInnen als First Level Supporter ein!
23. Gründen Sie ein Informatikteam!
24. Begegnen Sie dem Computervandalismus pädagogisch und nicht technisch!
25. Erfinden Sie das Rad nicht neu!
26. Dokumentieren Sie!
27. Nutzen Sie das Internet zum Erfahrungsaustausch!
28. Suchen Sie langfristige Partnerschaften!
29. Nicht mehr als 15 Minuten für ein individuelles Konfigurationsproblem!
30. Denken Sie auch bei Infrastruktur-Projekten an den Einsatz und die Bedürfnisse von Informatikmitteln.
31. Beachten Sie: Schulcomputer ≠ Unternehmenscomputer.
32. Konsultieren Sie die Betroffenen bei einer Beschaffung!
33. Geben Sie bei Budgetanträgen nur ein Kostendach an!
34. Vermeiden Sie Lärmimmissionen im Schulzimmer!
35. Überprüfen Sie die Netzwerkfähigkeit von neuer (Lern-)Software!

Hinweis: Die Nummerierung erfolgt hier nur für Übersichtlichkeit und bezieht sich auf die Reihenfolge im Text. Sie können die Empfehlungen nach Ihren Anforderungen neu nummerieren oder organisieren.

Das Buch kann hier kostenlos in PDF-Form heruntergeladen werden.

Innovation in der Verwaltung - Hinter den Kulissen des Corona Rettungsprogramms

von Christian Lundsgaard-Hansen
letzte Aktualisierung: June 8, 2023

Foto: Ch. Lundsgaard-Hansen, sparkr

Mit grossem Dank an Christian Lundsgaard-Hansen von sparkr.ch, der Agentur für Change Maker.

Services (IT-Evaluation)

Tool-unterstützte Ausschreibungsunterlagen

Wir hassen repetitive Tätigkeiten und automatisieren die wenn immer möglich mit Tools, die uns dabei helfen, die IT-Beschaffung auf transparente und strukturierte Weise durchzuführen. Ob es sich um ein Einladungsverfahren, eine öffentliche Ausschreibung oder ein Präqualifikationsverfahren handelt, wir ermöglichen eine reibungslose Abwicklung des Beschaffungsprozesses. Hierbei greifen wir auf unsere einzigartige Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung zurück, die eine solide Grundlage für die Erstellung von individuellen Evaluationskriterien bieten.

Schwerpunkt Gemeinden und Schulen

Unser Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung von Gemeinden und Schulen sowie ausgewählten KMU-Segmenten wie Immobilien- und Vermögensverwaltungen. Durch unsere langjährige Erfahrung in diesen Bereichen kennen wir die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, mit denen diese Zielgruppen konfrontiert sind.

Begleitung bei der Einführung inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance

Wir begleiten Sie nicht nur während des Evaluationsprozesses, sondern unterstützen Sie auch bei der Einführung der ausgewählten IT-Lösungen. Hierbei erstellen wir ein umfassendes ISDS-Konzept (Informations- und Sicherheitsdienstleistungskonzept) und sorgen für ein effektives Controlling und eine klare Governance-Struktur, um einen reibungslosen Betrieb und eine erfolgreiche Integration der neuen IT-Infrastruktur sicherzustellen.

Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg 

Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Angebotsfrist gemäß Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe a des Beschaffungsgesetzes (BöB) zu verkürzen. Dies erreichen wir durch die elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angeboten auf elektronischem Weg. Dadurch sparen Sie Zeit und erhalten eine effiziente und zeitgemäße Lösung für Ihren Beschaffungsprozess.

Mit unserem umfassenden Angebot und unserer Expertise helfen wir Ihnen, den gesamten Evaluations- und Beschaffungsprozess erfolgreich zu bewältigen und die optimale IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

nd die optimale IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Über uns

Die Firma Noema-tica wurde 1998 gegründet und leitet sich vom Griechischen (Homer) ab:

Noema: νόημα, a mental perception, thought

Im Team von Experten finden Sie kompetente Unterstützung für Ihre IT-Projekte, die über langjährige Erfahrung und umfassendes Fachwissen in ihren jeweiligen Fachgebieten verfügen. Mit ihrer Unterstützung können Sie sicher sein, dass Ihre IT-Beschaffungen erfolgreich umgesetzt werden und optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.

Unser Netzwerk von Experten besteht aus hochqualifizierten Fachleuten, die über langjährige Erfahrung und umfassendes Fachwissen in ihren jeweiligen Bereichen verfügen. Mit ihrem Engagement und ihrer Kompetenz unterstützen sie Sie dabei, Ihre IT-Beschaffung erfolgreich umzusetzen und die optimale Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

Referenzen

Organisationsformen

Unsere Referenzen beinhalten folgende drei grosse Organisationsformen:

• Gemeinden und Schulen (Kantone Zürich, Aargau, Schwyz)
• Bund und Kantone (z.B. Steuerämter, Staatskanzleien, Bundesbetriebe)
• selektive KMU (Immobilien, Vermögensverwalter)

Beispielreferenzen

• IT-Partner Outsourcing und Transformation, Gemeinde
• IT-Partner Outsourcing und Transformation, Schule
• IT-Partner Outsourcing und Transformation, Bezirk
• IT-Lösung Schule, Gemeinde
• IT-Lösung Schule, Bezirk
• Evaluation SaaS / Cloud-Angebote
• Cloud-Beschaffung Bundesnaher Betrieb ("Hyperscaler")
• Evaluation Juristische Datenbank
• Evaluation Archivlösung
• Evaluation Gemeindelösung
• Evaluation Schullösung
• Evaluation KIS (Klinik-Informationssystem)
• Partner Cloud-Transformation
• Evaluation VOIP-Telefonie
• Evaluation Hardware-Beschaffungsstelle
• Evaluation Printing
• Evaluation Partner Sicherheit und Datenschutz
• ISDS-Konzept für Kanton, Gemeinde, bundesnahe Betriebe
• IT-Partner Outsourcing und Transformation, KMUs

Standard-Anforderungskataloge

Die Datenbank, welche über die Jahre gepflegt wurde, enthält eine immense Anzahl von Anforderungen. Aus diesen Anforderungen wurden die folgenden Kataloge erstellt, die oft als Basis für die spezifischen Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung stehen.

Zur Zeit besteht das Archiv aus folgenden Standard-Anforderungskatalogen:

Foto: Fabien Barrai

Die Evaluierung der inidivudellen IT-Lösung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung dieser verschiedenen Aspekte. Durch eine umfassende Analyse und Bewertung ("Vorstudie") können die bestmöglichen Lösungen identifiziert werden, um die Ausschreibung zu optimieren und eine moderne, sichere und effiziente IT-Umgebung zu beschaffen.

Neuauflage des Standardwerks "Beschaffung von Informatikmitteln"

von Roland Füllemann
letzte Aktualisierung: June 8, 2023

Das Fachbuch «Beschaffung von Informatikmitteln» von Josef Schreiber ist seit über 30 Jahren das Standardwerk für die IT-Beschaffung in der Schweiz und strahlt weit in den deutschsprachigen Raum aus. Mit seinen praktischen Beispielen und Vorlagen wurde es zum Handbuch für Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen wie auch für Projektleitende – um Anregungen und Wegleitung zu bekommen, oder sich in dem was sie beruflich tun, bestätigen zu lassen.

Mit der 6. Auflage, welche am 14. November 2022 im Buchhandel erschienen ist, wurde das Werk umfassend aktualisiert. Eingang fand die Revision des schweizerischen Beschaffungsrechts, welche 2020 nach langer Vernehmlassung abgeschlossen wurde. Aber auch technische Innovationen und Trends wie Cloud-Applikationen und mobile Endgeräte wurden berücksichtigt. Das Werk enthält wiederum einen Anhang mit praktischen Beispielen: neu die Beschaffung eines hybriden HR-Gesamtsystems (Cloud, On-Premise).
Mit der Erneuerung des Werks kommt auch eine Neuerung bei den Autoren: IT-Beschaffungsexperte Roland Füllemann ergänzt Erstautor und «Beschaffungs-Koryphäe» Josef Schreiber als Co-Autor, mit dem Ziel der Weiterführung seines Lebenswerks.

Link zum Bestellen beim Haupt Verlag: «Beschaffung von Informatikmitteln»

Fünf Gründe, warum Sie niemals auf externe Beschaffungsplattformen setzen sollen

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: June 8, 2023

Foto: Marvin Meyer

Immer wieder fällt auf, dass sowohl etablierte IT-Abteilungen der Öffentlichen Verwaltung wie auch Gemeinden oder Schulen auf die Idee verfallen, proprietäre Beschaffungsplattformen ausserhalb simap.ch wie Decision Advisor oder Xatena einzusetzen und somit dem Anbieter oder der Anbieterin die Verwendung von proprietären Tools zur Dateneingabe vorzuschreiben. Doch warum sollten Sie dieser Praxis mit äußerster Vorsicht begegnen und sie am besten ganz meiden? Lassen Sie mich Ihnen die folgenden Gründe darlegen.

1. Sie möchten das beste Angebot und sollten dafür die Extrameile gehen

2. Der IT-Markt ist vielfach ein Anbietermarkt

3. Die Erstellung der Unterlagen erfordert Teamarbeit

4. Die Evaluation ist Teamarbeit

Die Evaluation ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses und erfordert eine effektive Teamarbeit. Es ist unerlässlich, dass im Team gemeinsam Auswertungen durchgeführt werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Durch die Zusammenarbeit können verschiedene Perspektiven, Fachkenntnisse und Erfahrungen eingebracht werden, um eine umfassende Bewertung der vorliegenden Angebote zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen während der Evaluation auch Unterlagen erstellt und versandt werden. Dies kann beispielsweise die Zusammenstellung von Berichten, Präsentationen oder Vergleichstabellen umfassen, um den Evaluationsprozess und die Ergebnisse angemessen zu dokumentieren. Durch eine sorgfältige und präzise Dokumentation können alle Beteiligten die Entscheidungen besser verstehen und nachvollziehen. Eine solche muss ohnedies durch die gängigen Office-Tools erfolgen.

5. Es gibt keine wirklich benutzerfreundlichen Evaluierungstools

Als "Dokumenterstellungsformat" sind die bekannten Office-Werkzeuge unschlagbar. Es wäre vermessen zu behaupten, dass ein eigenes Tool benutzerfreundlicher ist und zu weniger Gesamtaufwand führt.