✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Ausschreibungen
✘ IT-Ausschreibungen Outsourcing, RZ, Telefonie, GEVER, Schulverwaltungssysteme
✘ IT-Strategie, Digitalisierungsstrategie, Cloud für Gemeinde und Städte
✘ Digitalisierung Registraturplan, ISDS-Konzept, Controlling, Governance
Diese Woche hatte ich das Vergnügen, als Gast in einem Podcast bei Reto Vogt von inside-it.ch über die IT-Herausforderungen von Gemeinden zu sprechen. Die Diskussion drehte sich um meine tägliche Beratung von Gemeinden jeder Grösse und die interessante Umfrage, die wir kürzlich durchgeführt haben.
Thema: Wir tauchten tief in die Welt der Gemeinde-IT ein, besprachen konkrete Herausforderungen und Lösungen. Von kleinen bis zu großen Gemeinden gab es viel zu entdecken und zu teilen.
Hören Sie rein: Erfahren Sie mehr, indem Sie direkt in die Podcast-Episode eintauchen:
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Nov. 28, 2023
Foto: Wil, SG, (c) M. Bischof
Liebe IT-Verantwortliche,
Die Umfrage "IT in Gemeinde und Schulen - Kompass 2023" ist abgeschlossen. Ein Riesendank den nahezu 100 Gemeinden zur Teilnahme!
Eine detaillierte Auswertung erfolgt in Kürze - zudem ist ein Podcast geplant. Hier geht's schon einmal zu den wichtigsten Charts zu den Resultaten:
Resultate - IT in Gemeinde und Schulen - Kompass 2023
Vielen Dank!
M. Bischof
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Oct. 16, 2023
Foto: Marvin Meyer
In einer Welt, die von technologischem Fortschritt und Digitalisierung geprägt ist, müssen auch Gemeinden und kommunale Einrichtungen Schritt halten. Moderne Informationstechnologie (IT) ist nicht nur für grosse Unternehmen von Bedeutung, sondern spielt auch für Gemeinden eine entscheidende Rolle. In diesem Artikel werden wir erläutern, warum eine Gemeinde moderne IT benötigt, die auch auf Cloud-Technologien aufbaut. Dabei betrachten wir die Aspekte der Attraktivität als Arbeitgeber, Sicherheit und Innovation.
Wichtige Bemerkung: Hier geht es nicht um ein plakatives "Cloud-only"sondern um den Einsatz von Cloud-Technologien, wo aus Kosten-, Nutzen- und Risikogründen sinnvoll und zweckmässig.
1. Attraktivität als Arbeitgeber:
Moderne IT-Infrastruktur, einschließlich Cloud-Technologien, macht eine Gemeinde in der Schweiz attraktiver als Arbeitgeber, insbesondere für Fachkräfte in der internen IT-Organisation. Immer mehr IT-Profis suchen nach Arbeitsplätzen, die mit aktuellen Technologien arbeiten und die Möglichkeit bieten, sich beruflich weiterzuentwickeln. Eine Gemeinde, die in moderne IT investiert, zieht talentierte IT-Fachleute an, die in der Lage sind, innovative Lösungen zu entwickeln, um die Gemeinde effizienter und serviceorientierter zu gestalten. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und einer positiven Wahrnehmung der Gemeinde als Arbeitgeber, was wiederum dazu beiträgt, hochqualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.
2. Sicherheit:
Die Sicherheit von Daten und Systemen ist von größter Bedeutung, insbesondere für Schweizer Gemeinden, die mit sensiblen Einwohnerdaten und kritischen Infrastrukturen arbeiten. Moderne IT-Infrastruktur, die auch auf Cloud-Technologien setzt, ermöglicht fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und -praktiken. Cloud-Anbieter investieren erheblich in die Sicherheit ihrer Systeme und verfügen über Expertise und Ressourcen, um Bedrohungen proaktiv zu erkennen und zu bekämpfen. Stichworte sind Datenverschlüsselung, "Bring Your Own Key" oder "Lockbox". Dies gewährleistet den Schutz der Gemeindedaten vor potenziellen Angriffen und Datenverlust, was die Vertrauenswürdigkeit und Integrität der Gemeinde in den Augen der Einwohner erhöht.
3. Innovation:
Die Einführung moderner IT-Technologien, einschließlich Cloud-Computing, ermöglicht es einer Schweizer Gemeinde, innovativer und agiler zu werden. Cloud-Ressourcen bieten Skalierbarkeit und Flexibilität, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der die Gemeindeverwaltungen in der Schweiz mit neuen Herausforderungen konfrontiert sind, sei es in Form von Bürgerservices, Umweltschutz oder Katastrophenvorsorge. Cloud-Technologien ermöglichen es der Gemeinde, Ressourcen bedarfsgerecht bereitzustellen und innovative Anwendungen und Lösungen zu entwickeln, um die Lebensqualität der Einwohner zu verbessern.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass moderne IT, die auch auf Cloud-Technologien setzt, für Schweizer Gemeinden von entscheidender Bedeutung ist. Dies fördert die Attraktivität als Arbeitgeber, gewährleistet die Sicherheit der Einwohnerdaten und bietet die Möglichkeit zur Innovation. Gemeinden in der Schweiz, die in moderne IT investieren, legen den Grundstein für eine effizientere, serviceorientierte und zukunftsweisende Verwaltung, die den Bedürfnissen ihrer Einwohner gerecht wird.
Aktuell stehen viele Gemeinden vor der Herausforderung,
ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und effizienter zu gestalten.
Angesichts des ablaufenden Outsourcing-Zeitrahmens, meist werden Aufträge über vier Jahre vergeben und ein bis zweimal verlängert, und vieler
anstehender Wechsel bietet sich die Möglichkeit, Cloud Computing und
Software-as-a-Service (SaaS) Angebote besser zu nutzen. Dieser Artikel
beleuchtet die Chancen und Herausforderungen, denen IT-Chefs in der
Gemeindeverwaltung gegenüberstehen, um die Vorteile der Cloud voll
auszuschöpfen.
Foto: Gabriel Garcia Marengo
Viele bestehende Outsourcing-Partner haben erhebliche Wissenslücken hinsichtlich aktueller Cloud-Strategien. Oftmals beschränkt sich ihr Know-how auf Microsoft 365, SharePoint und ähnliche Lösungen. Um die Transformation erfolgreich zu meistern, ist jedoch ein tieferes Verständnis und breiteres Wissen über Cloud-Technologien erforderlich.
Ein Wechsel des Outsourcing-Partners liegt nahe, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen. Allerdings birgt die Transition von einem Anbieter zum anderen auch Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und Koordination sind erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Oftmals weisen die Netzwerk-Infrastrukturen in Gemeinden nicht mehr zeitgemäße Konfigurationen auf. Dezentrale VPNs, Firewall-Einstellungen und ähnliche Komponenten sind oft nicht optimal eingerichtet. Die Umstellung auf die Cloud erfordert eine Überprüfung und Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, um die gewünschte Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.
Die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Viele Gemeinden verfügen jedoch noch nicht über ein umfassendes Information Security and Data Protection (ISDS) Konzept. Bevor die Cloud genutzt werden kann, müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen und Schwachstellen behoben werden.
Die meisten Gemeinden verfügen über ERP-Systeme, die in die Jahre gekommen sind und nicht als SaaS-Lösung konzipiert wurden. Die Integration solcher Systeme in die Cloud erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise auch Anpassungen, um die Vorteile der Cloud vollständig nutzen zu können.
IT-Outsourcing-Anbieter mit ausgezeichnetem Know-how rund um Cloud gibt, sind stark nachgefragt. Dementsprechend ist die Auftragslage sehr gut, und öffentliche Ausschreibungsverfahren zu verfolgen hat möglicherweise nicht die höchste Priorität. Dies kann dazu führen, dass Gemeinden Schwierigkeiten haben, mit potenziellen Anbietern in Kontakt zu kommen, welche die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Gemeindeverwaltung verstehen.
Der Anbietermarkt für Cloud- und SaaS-Lösungen ist sehr dynamisch, aber die öffentlichen Ausschreibungsverfahren können mühsam sein. Zum Teil konzentrieren sich hervorragende Anbieter eher auf die Privatwirtschaft und kennen die spezifischen Anforderungen und Prozesse in Gemeinden nicht ausreichend. Es ist wichtig, dass Gemeinden dementsprechend ihre Ausschreibungsunterlagen professionell gestalten und ihre Veränderungsbereitschaft signalisieren, um neue Anbieter zu gewinnen.
Obwohl die Herausforderungen nicht zu unterschätzen sind, haben einige Gemeinden - und nahezu alle, welche ich begleiten durfte - die Transformation zur Cloud erfolgreich gemeistert. Insbesondere können gut geplante Ausschreibungsverfahren ein effektives Mittel sein, um neue Anbieter zu gewinnen, die die speziellen Probleme der Gemeindeverwaltung lösen können. Die Überwindung von Know-how-Defiziten, die Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, die Stärkung der IT-Sicherheit und die Integration von ERP-Systemen in die Cloud sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einer effizienten und zukunftsfähigen IT-Infrastruktur für Gemeinden.
von Christian Lundsgaard-Hansen
letzte Aktualisierung: Nov. 23, 2023
Foto: Ch. Lundsgaard-Hansen, sparkr
Hier das aktuellste Interview von Christian Lundsgaard-Hansen von sparkr.ch, der Agentur für Change Maker.
Die Empfehlungen stammen aus dem Leitfaden "Beschaffung und Betrieb von Informatikmitteln an allgemeinbildenden Schulen", 3. erweiterte Auflage Juni 2001. Sie sind damit schon über 20 Jahre alt, aber nahezu gesamthaft - erweitert mit Fokus Datensicherheit, Social Media und mobile Geräte - in dieser Form gültig.
Autoren sind Yvan Grepper und Beat Döbeli von der ETH Zürich (Eidgenössische Technische Hochschule Zürich)
Foto: Beschaffung und Betrieb von Informatikmitteln an allgemeinbildenden Schulen, Beat Döbeli
Hinweis: Die Nummerierung erfolgt hier nur für Übersichtlichkeit und bezieht sich auf die Reihenfolge im Text. Sie können die Empfehlungen nach Ihren Anforderungen neu nummerieren oder organisieren.
Das Buch kann hier kostenlos in PDF-Form heruntergeladen werden.
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Oct. 16, 2023
Foto: Christopher Rayn
Die Schul-IT steht derzeit vor einer Reihe von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Der Lehrplan 21 legt die Bildungsziele und -inhalte für die verschiedenen Fächer und Kompetenzbereiche fest und orientiert sich an den Anforderungen einer zeitgemäßen Bildung, die den Bedürfnissen und Herausforderungen des 21. Jahrhunderts gerecht wird. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Förderung von digitalen Kompetenzen und Medienbildung.
Obwohl der Lehrplan 21 nicht in allen Kantonen der Schweiz verbindlich ist, da die Bildungshoheit bei den Kantonen liegt, ist es dennoch wichtig anzumerken, dass er eine bedeutende Rolle in der schulischen Entwicklung einnimmt und zu massiven Investitionen in IT geführt hat und noch führen wird. Die Berücksichtigung des Lehrplans 21 kann somit eine wichtige Grundlage für eine zeitgemäße und zukunftsorientierte Bildung an Schulen sein.
Die Berücksichtigung der Marktkonsolidierung ist ein wichtiger Aspekt bei der IT-Evaluation an Schulen. Gesucht ist eine moderne einheitliche, mandantenfähige, benutzerfreundliche "Saas"-Lösung für Schulverwaltung, Lehrpersonen und Eltern mit hoch verfügbaren, sicheren Backend und zeitgemässem Frontend unterstützt durch Apps für Spezialaufgaben. Kein aktueller lokaler Anbieter wird diesem Anspruch voll gerecht, und der globale Marktführer ist trotz guter Verankerung in Schweizer Privatschulen nicht vor Ort präsent.
Durch die starke Konsolidierung der lokalen Schweizer Hersteller steht ein Marktführer einigen wenigen Konkurrenten gegenüber. Jedes dieser Systeme weisst Stärken und Schwächen auf und - das macht es interessant - sind diese je nach Hersteller sehr unterschiedlich ausgeprägt. Bezüglich Backend und Engineering-Know-How sticht ein Hersteller deutlich heraus. Der Marktauftritt der Hersteller gestaltete sich ebenfalls sehr unterschiedlich, von sehr professionellem "Direct Sales" bis nahezu nicht-existierenden Sales, stattdessen Mund-zu-Mund-Propaganda bzw. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Insgesamt nahm in den letzten Jahren trotz Konsolidierung der Wettbewerb stark zu. Dies führt zu innovativeren Lösungen, welche um die Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gebaut werden.
Es ist wichtig, bei der IT-Evaluation die verschiedenen Marktteilnehmer zu berücksichtigen und ihre individuellen Stärken und Schwächen sorgfältig abzuwägen, um die bestmögliche Lösung für die jeweilige Schule zu finden.
Eine der zentralen Schwierigkeiten besteht darin, dass das bestehende Netzwerk veraltet ist und nicht den Anforderungen an Sicherheit und Leistungsfähigkeit entspricht. Eine unzureichende Firewall-Konzeption und -Konfiguration stellt ein ernstzunehmendes Risiko dar und kann die Sicherheit des Netzwerks gefährden. Darüber hinaus ist das bestehende Netzwerk nicht optimal auf die Anforderungen des neuen Lehrplans mit einer wesentlich höheren Benutzer- und Gerätezahl ausgerichtet, was die Nutzung moderner Technologien (Cloud) und digitaler Lerninhalte (gleichzeitige Nutzung elektronische Lehrmittel wie Videos, Lehrspiele etc.) erschwert.
Ein weiteres Herausforderungsfeld in der Schul-IT ist die Vielfalt der Betriebsformen und Rollen, die in den Schulen existieren. Von TICs (Technischer Informations- und Kommunikationsdienst) über PICs (Pädagogischer Informations- und Kommunikationsdienst) bis hin zur internen IT oder sogar dem vollständigen Outsourcing der IT-Dienstleistungen gibt es eine breite Palette von Modellen. Die Integration und Koordination dieser unterschiedlichen Betriebsformen erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung, um ein reibungsloses Funktionieren der IT-Infrastruktur sicherzustellen.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass viele IT-Outsourcer nicht ausreichend auf die Anforderungen der Cloud vorbereitet sind. Die Cloud-Technologie bietet gerade im Schulbereich vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung, aber es erfordert spezifisches Know-how, um sie optimal zu nutzen. Schulen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Dienstleister über das erforderliche Fachwissen verfügen, um eine erfolgreiche und sichere Migration in die Cloud zu ermöglichen.
Ein weiteres Thema, mit dem Schulen konfrontiert sind, sind die Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise dem Versand von Statistiken oder dem Einwohnerwesen. Die Integration dieser Systeme in die Schul-IT erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf die Herausforderungen in der Schul-IT ist der hohe Anteil der Hardwarekosten, der oft einen beträchtlichen Teil des Gesamtbudgets ausmacht. Aufgrund dieser hohen Investitionen sind öffentliche Ausschreibungen oft unumgänglich, um einen transparenten und fairen Beschaffungsprozess sicherzustellen. Durch eine öffentliche Ausschreibung können verschiedene Anbieter ihre Angebote einreichen, was zu Wettbewerb führt und potenziell günstigere Preise und bessere Leistungen für die Schulen ermöglicht. Leider sind für die Anbieter die Marchen in diesem Bereich sehr tief, sodass reine Hardware-Ausschreibungen per se gerade für kleinere Organisationen mit einer Enttäuschung enden ("keine marktgerechte Angebote").
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist
der Schutz personenbezogener Daten in der Schul-IT. Schulen verarbeiten
eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, wie Schülerinformationen,
Noten, Gesundheitsdaten und mehr. Es ist von größter Bedeutung, dass
diese Daten sicher und vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre
und den Datenschutz der Schülerinnen, Schüler und anderer beteiligter
Personen zu gewährleisten. Schulen müssen daher sicherstellen, dass ihre
IT-Systeme und -Prozesse den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen
entsprechen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, um
einen unbefugten Zugriff oder eine missbräuchliche Verwendung von
personenbezogenen Daten zu verhindern. Ein hervorragendes Instrument ist dabei der Leitfaden Microsoft 365 im Bildungsbereich der Datenschutzbeauftragen des Kantons Zürich.
Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine ethische Verantwortung gegenüber den Schülerinnen, Schülern, Eltern und der gesamten Schulgemeinschaft. Schulen sollten daher eng mit ihren IT-Dienstleistern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, regelmäßige Datenschutzprüfungen durchgeführt werden und Schulungen für das Schulpersonal angeboten werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken.
Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können Schulen ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten und das Vertrauen der Schülerinnen, Schüler und Eltern in den Umgang mit personenbezogenen Daten stärken.
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Evaluierung der IT an Schulen eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Berücksichtigung der individuellen Anforderungen einer jeden Schule können jedoch effektive Lösungen gefunden werden, um die IT-Infrastruktur in Schulen zu verbessern und die digitale Bildung im Sinne des Lehrplan 21 zu unterstützen.
von Christian Lundsgaard-Hansen
letzte Aktualisierung: June 8, 2023
Foto: Ch. Lundsgaard-Hansen, sparkr
Mit grossem Dank an Christian Lundsgaard-Hansen von sparkr.ch, der Agentur für Change Maker.
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Oct. 16, 2023
Foto: swiss ict, Enigma und die Schweizer Antwort Nema
Professor Jürg Gutknecht, ein ausgezeichneter Didaktiker, der mich in seinen Vorlesungen in die Informatik einführte, analysiert die Enigma, das bekannteste kryptografische Gerät aller Zeiten. Mit ihrem Verschlüsselungsmechanismus verhalf sie dem Deutschen Heer zum strategischen Vorteil, bis der Code von den Alliierten gebrochen wurde. Die Schweiz entwickelte die Technologie mit dem Gerät Nema weiter.
Link: https://www.swissict.ch/von-der-enigma-zur-nema/
Unser Angebot umfasst eine maßgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen, die auf die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Wir unterstützen Sie von A bis Z und stellen sicher, dass der gesamte Evaluationsprozess effizient und effektiv abläuft. Am liebsten erstellen wir vorgängig die IT-Strategie, nahezu immer eine Vorstudie. Dies ermöglicht, dass die eigentliche Evaluation wesentlich zielgerichteter und effizienter abläuft, da wird den Markt in der Regel sehr gut kennen.
Wir hassen repetitive Tätigkeiten und automatisieren die wenn immer möglich mit Tools, die uns dabei helfen, die IT-Beschaffung auf transparente und strukturierte Weise durchzuführen. Ob es sich um ein Einladungsverfahren, eine öffentliche Ausschreibung oder ein Präqualifikationsverfahren handelt, wir ermöglichen eine reibungslose Abwicklung des Beschaffungsprozesses. Hierbei greifen wir auf unsere einzigartige Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung zurück, die eine solide Grundlage für die Erstellung von individuellen Evaluationskriterien bieten.
Unser Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung von Gemeinden und Schulen sowie ausgewählten KMU-Segmenten wie Immobilien- und Vermögensverwaltungen. Durch unsere langjährige Erfahrung in diesen Bereichen kennen wir die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, mit denen diese Zielgruppen konfrontiert sind.
Wir begleiten Sie nicht nur während des Evaluationsprozesses, sondern unterstützen Sie auch bei der Einführung der ausgewählten IT-Lösungen. Hierbei erstellen wir ein umfassendes ISDS-Konzept (Informations- und Sicherheitsdienstleistungskonzept) und sorgen für ein effektives Controlling und eine klare Governance-Struktur, um einen reibungslosen Betrieb und eine erfolgreiche Integration der neuen IT-Infrastruktur sicherzustellen.
Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Angebotsfrist gemäß Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe a des Beschaffungsgesetzes (BöB) zu verkürzen. Dies erreichen wir durch die elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angeboten auf elektronischem Weg. Dadurch sparen Sie Zeit und erhalten eine effiziente und zeitgemäße Lösung für Ihren Beschaffungsprozess.
Mit unserem umfassenden Angebot und unserer Expertise helfen wir Ihnen, den gesamten Evaluations- und Beschaffungsprozess erfolgreich zu bewältigen und die optimale IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
nd die optimale IT-Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Die Firma Noema-tica wurde 1998 gegründet und leitet sich vom Griechischen (Homer) ab:
Noema: νόημα, a mental perception, thought
Im Team von Experten finden Sie kompetente Unterstützung für Ihre IT-Projekte, die über langjährige Erfahrung und umfassendes Fachwissen in ihren jeweiligen Fachgebieten verfügen. Mit ihrer Unterstützung können Sie sicher sein, dass Ihre IT-Beschaffungen erfolgreich umgesetzt werden und optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
Michael Bischof, dipl. Informatik-Ing. ETH, Noematica Mit 20 Jahren Erfahrung in der Beratungsbranche, einschließlich KPMG und PwC, verfügt er über ein fundiertes Fachwissen in den Bereichen IT- und Risk-Management-Beratung in der öffentlichen Verwaltung und Finanzboutiquen. Er hat umfangreiche Erfahrung in der Evaluation und Einführung von IT-Lösungen in Kantonen und Gemeinden, was ihn zu einem wertvollen Partner für Ihre Projekte macht. Darüber hinaus verfügt er über 10 Jahre praktische Erfahrung im Bereich Cloud-Computing, was ihm ein tiefgreifendes Verständnis und Fachwissen in diesem Bereich verschafft. Als langjähriges Vorstandsmitglied des Informatik Alumni ETH pflegt er enge Kontakte zu Schulen und Universitäten, wodurch er stets über aktuelle Entwicklungen und Trends informiert ist. Insgesamt können Sie sich auf die Kompetenz, Erfahrung und das Fachwissen unseres Teams verlassen, um Ihre IT-Projekte erfolgreich umzusetzen. |
|
Partner
|
|
|
Roland Füllemann, example consulting, Alumni Wirtschaftsinformatik Universität Zürich. |
Josef Schreiber, dipl. Ing. FH IT-Beschaffungsberater, Haupt Verlag Bern Erstautor «Beschaffung von Informatikmitteln» (1. Auflage 1991 und alle folgenden Auflagen) josef.schreiber[@]informatik-beschaffung.ch |
Unser Netzwerk von Experten besteht aus hochqualifizierten Fachleuten, die über langjährige Erfahrung und umfassendes Fachwissen in ihren jeweiligen Bereichen verfügen. Mit ihrem Engagement und ihrer Kompetenz unterstützen sie Sie dabei, Ihre IT-Beschaffung erfolgreich umzusetzen und die optimale Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Unsere Referenzen beinhalten folgende drei grosse Organisationsformen:
Die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner bei der Evaluation der IT bietet eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten:
Insgesamt führt die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner in der Evaluation zu einer effektiven und effizienten Lösungsfindung, die den Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gerecht wird. Durch die gegenseitige Unterstützung und den Austausch von Wissen und Erfahrungen profitieren alle Beteiligten von einer erfolgreichen Schul-IT-Evaluation.
Die Datenbank, welche über die Jahre gepflegt wurde, enthält eine immense Anzahl von Anforderungen. Aus diesen Anforderungen wurden die folgenden Kataloge erstellt, die oft als Basis für die spezifischen Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung stehen.
Zur Zeit besteht das Archiv aus folgenden Standard-Anforderungskatalogen:
Foto: Fabien Barrai
Ein zentraler Basutein für e-Government und Cloud ist der Aufbau und Betrieb einer zuverlässigen IT-Netzwerk-Infrastruktur. Hierzu zählen Aspekte wie Internetverbindung, WLAN-Abdeckung, Firewalls und Sicherheitsmaßnahmen. Ein modernes und leistungsfähiges Netzwerk ist entscheidend für eine stabile und sichere IT-Umgebung in Kantonen, Gemeinden und Schulen.
Ein effektiver IT-Support ist unerlässlich, um den reibungslosen Betrieb der IT sicherzustellen. Die Definition eines Leistungskatalogs und Service-Level-Agreements (SLAs) bietet klare Richtlinien für den Umfang und die Qualität des IT-Supports. Ein gut organisierter Betrieb ermöglicht es den Schulen, sich auf ihre pädagogischen Aufgaben zu konzentrieren, während die IT-Experten die technische Unterstützung gewährleisten.
Die Nutzung von Microsoft Cloud Services wie MS 365, Windows 365, Active Directory und Backup-Lösungen bietet Schulen eine Vielzahl von Vorteilen. Diese Dienste ermöglichen die effiziente Bereitstellung und Verwaltung von IT-Ressourcen, die Zusammenarbeit und Kommunikation der Schulgemeinschaft sowie die sichere Datenspeicherung und -sicherung.
Im Zuge der digitalen Transformation ist die Migration in die Cloud ein wichtiger Schritt für Gemeinden und Schulen. Die Cloud bietet Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneinsparungen. Bei der Cloud-Migration müssen jedoch Aspekte wie Datenmigration, Sicherheit und Compliance sorgfältig berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Die Wahl des richtigen Cloud-Anbieters ist von entscheidender Bedeutung. Hyperscaler, wie beispielsweise Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure oder Google Cloud, bieten umfangreiche Dienste und Infrastruktur, immer mehr spezifisch zugeschnitten für die Schweizer Bedürfnisse ("Rechenzentrum im Inland"). Die Evaluierung der verschiedenen Anbieter und deren Leistungen ist essentiell aber anspruchsvoll, um die beste Lösung für die spezifischen Bedürfnisse einer Schule zu finden. Unser Service Katalog umfasst alle wichtigen funktionalen und anbieterbezogenen Anforderungen.
Die Integration von VOIP-Telefonie und Kollaborationstools wie Microsoft Teams ermöglicht eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit und Ablöse der proprietären Telefonanlagen. Die Implementierung dieser Technologien erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, um eine nahtlose Integration mit der bestehenden IT-Infrastruktur zu gewährleisten.
Die Beschaffung von Hardware, einschließlich Notebooks, Peripheriegeräten und zugehörigen Services, ist ein weiterer wichtiger Aspekt der IT. Eine effiziente und kostengünstige Beschaffung von qualitativ hochwertiger Hardware spielt eine wesentliche Rolle bei der Ausstattung der Schulen mit den erforderlichen IT-Ressourcen.
Die Evaluierung der inidivudellen IT-Lösung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung dieser verschiedenen Aspekte. Durch eine umfassende Analyse und Bewertung ("Vorstudie") können die bestmöglichen Lösungen identifiziert werden, um die Ausschreibung zu optimieren und eine moderne, sichere und effiziente IT-Umgebung zu beschaffen.
von Roland Füllemann
letzte Aktualisierung: June 9, 2023
Das Fachbuch «Beschaffung von Informatikmitteln» von Josef Schreiber ist seit über 30 Jahren das Standardwerk für die IT-Beschaffung in der Schweiz und strahlt weit in den deutschsprachigen Raum aus. Mit seinen praktischen Beispielen und Vorlagen wurde es zum Handbuch für Entscheidungsträger und Entscheidungsträgerinnen wie auch für Projektleitende – um Anregungen und Wegleitung zu bekommen, oder sich in dem was sie beruflich tun, bestätigen zu lassen.
Mit der 6. Auflage, welche am 14. November 2022 im Buchhandel erschienen ist, wurde das Werk umfassend aktualisiert. Eingang fand die Revision des schweizerischen Beschaffungsrechts, welche 2020 nach langer Vernehmlassung abgeschlossen wurde. Aber auch technische Innovationen und Trends wie Cloud-Applikationen und mobile Endgeräte wurden berücksichtigt. Das Werk enthält wiederum einen Anhang mit praktischen Beispielen: neu die Beschaffung eines hybriden HR-Gesamtsystems (Cloud, On-Premise).
Mit der Erneuerung des Werks kommt auch eine Neuerung bei den Autoren: IT-Beschaffungsexperte Roland Füllemann ergänzt Erstautor und «Beschaffungs-Koryphäe» Josef Schreiber als Co-Autor, mit dem Ziel der Weiterführung seines Lebenswerks.
Link zum Bestellen beim Haupt Verlag: «Beschaffung von Informatikmitteln»
von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: June 9, 2023
Foto: Marvin Meyer
Immer wieder fällt auf, dass sowohl etablierte IT-Abteilungen der Öffentlichen Verwaltung wie auch Gemeinden oder Schulen auf die Idee verfallen, proprietäre Beschaffungsplattformen ausserhalb simap.ch wie Decision Advisor oder Xatena einzusetzen und somit dem Anbieter oder der Anbieterin die Verwendung von proprietären Tools zur Dateneingabe vorzuschreiben. Doch warum sollten Sie dieser Praxis mit äußerster Vorsicht begegnen und sie am besten ganz meiden? Lassen Sie mich Ihnen die folgenden Gründe darlegen.
IT-Unternehmen verfügen über langjährige Erfahrung in der Erstellung von Angeboten. Im Laufe der Zeit haben sie professionelle Vorlagen, Tools und effiziente Prozesse entwickelt, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen. Dabei sind sie mit den gängigen Softwareanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bestens vertraut. Die Firmen haben Toolpaletten aufgebaut, die es ihnen ermöglichen, parallel an mehreren Angeboten zu arbeiten und effektiv mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
Der Worst-Case-Szenario für Unternehmen besteht darin, wertvolle Zeit zu verlieren, indem sie sich in proprietäre Fremdapplikationen einarbeiten müssen. Der Umgang mit neuen und unbekannten Tools erfordert eine Lernkurve und führt zu Zeitverlusten. Zeit, die stattdessen für die Verfeinerung und Verbesserung des Angebots genutzt werden könnte.
Indem Unternehmen auf ihre bewährten Softwareanwendungen zurückgreifen, profitieren sie von der Effizienz und Expertise, die sie bereits entwickelt haben. Sie können auf ihre etablierten Prozesse und Vorlagen zurückgreifen, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand und die Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Fremdapplikationen minimieren.
Die Hürde, um einen umfassenden Überblick über eine Ausschreibung zu erhalten, sollte so niedrig wie möglich gehalten werden. Es ist von großer Bedeutung, dass alle entscheidenden Informationen direkt im Ausschreibungstext auf simap.ch, DER Plattform für öffentliche Ausschreibungen, enthalten sind. Durch die Bereitstellung sämtlicher relevanten Informationen auf dieser zentralen Plattform wird sichergestellt, dass potenzielle Anbieterinnen und Anbieter einen einfachen Zugang zu den wesentlichen Informationen haben.
Jegliche Anmeldeverfahren oder die Notwendigkeit, auf externe Tools zurückzugreifen, stellen eine zusätzliche Hürde dar und können zu unnötigen Absagen führen. Wenn Anbieterinnen und Anbieter gezwungen sind, sich in weitere Tools einzuarbeiten oder zusätzliche Anmeldungen durchzuführen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie den Überblick verlieren oder den Aufwand als zu hoch empfinden. Dies kann letztendlich dazu führen, dass potenziell geeignete Anbieterinnen und Anbieter von der Teilnahme absehen und somit möglicherweise qualifizierte Lösungen übersehen werden.
Durch die Konzentration auf eine zentrale Plattform wie simap.ch und die Bereitstellung aller wichtigen Informationen im Ausschreibungstext wird eine einfache und transparente Kommunikation gewährleistet. Dies erhöht die Chancen für eine breitere Beteiligung von Anbieterinnen und Anbietern und fördert den Wettbewerb. Letztendlich profitieren sowohl die ausschreibende Organisation als auch die potenziellen Anbieterinnen und Anbieter von einer klaren und zugänglichen Ausschreibungsumgebung, in der Transparenz und Chancengleichheit gewährleistet sind.
Die Erstellung der Unterlagen ist ein kollaborativer Prozess, der Teamarbeit erfordert. Innerhalb eines Teams gibt es unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, von der Unterstützung durch Assistentinnen oder Assistenten bis hin zur maßgeblichen Beteiligung des Kernteams, externen IT-Beratern und des CIOs oder der IT-Leiterin. Bei der Verwendung eines spezifischen Tools besteht jedoch die Gefahr, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer Expertise, zu Anfängerinnen und Anfängern degradiert werden, die sich mit einer neuen Software herumschlagen müssen.
Durch die Verwendung eines neuen Tools besteht die Gefahr, dass in der Dokumentation Brüche entstehen. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Frustration und Zeitverlust führen, wenn Teammitglieder sich mit dem Erlernen und Anpassen an ein neues Tool befassen müssen.
Stattdessen ist es ratsam, auf bewährte Software wie Word, Excel oder PDF zurückzugreifen, die von allen Teammitgliedern bereits vertraut sind. Diese standardmäßigen Tools bieten eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit und ermöglichen es jedem Teammitglied, seinen Input in gewohnter Form einzubringen.
Die Evaluation ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses und erfordert eine effektive Teamarbeit. Es ist unerlässlich, dass im Team gemeinsam Auswertungen durchgeführt werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Durch die Zusammenarbeit können verschiedene Perspektiven, Fachkenntnisse und Erfahrungen eingebracht werden, um eine umfassende Bewertung der vorliegenden Angebote zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen während der Evaluation auch Unterlagen erstellt und versandt werden. Dies kann beispielsweise die Zusammenstellung von Berichten, Präsentationen oder Vergleichstabellen umfassen, um den Evaluationsprozess und die Ergebnisse angemessen zu dokumentieren. Durch eine sorgfältige und präzise Dokumentation können alle Beteiligten die Entscheidungen besser verstehen und nachvollziehen. Eine solche muss ohnedies durch die gängigen Office-Tools erfolgen.
Als "Dokumenterstellungsformat" sind die bekannten Office-Werkzeuge unschlagbar. Es wäre vermessen zu behaupten, dass ein eigenes Tool benutzerfreundlicher ist und zu weniger Gesamtaufwand führt.
Abschließend möchte ich betonen, dass ich grundsätzlich ein großer Befürworter von Tools bin. Im Laufe der Jahre haben wir eine umfangreiche Datenbank aufgebaut und automatisieren die Erstellung vieler Unterlagen. Darüber hinaus bieten wir unseren Kundinnen, Kunden sowie Anbieterinnen und Anbietern die Möglichkeit einer digitalen Signatur. Dennoch ist es wichtig zu beachten, dass alle Dokumente, die wir erstellen, ausschließlich in den bewährten Formaten Word, Excel oder PDF bereitgestellt werden. Dies geschieht aus den oben genannten Gründen, die wir sorgfältig abgewogen und berücksichtigt haben.
Indem wir uns auf diese bewährten Dateiformate konzentrieren, können wir sicherstellen, dass die Dokumente universell lesbar und kompatibel sind. Wir möchten unseren Kundinnen, Kunden und Anbieterinnen, Anbietern größtmögliche Flexibilität bieten und ihnen die Verwendung ihrer bevorzugten Tools und Anwendungen ermöglichen. Durch die Nutzung dieser allgemein anerkannten Formate gewährleisten wir außerdem, dass unsere Dokumente problemlos weiterverarbeitet, bearbeitet und mit anderen Parteien geteilt werden können.
Unser Ziel ist es, den gesamten Beschaffungsprozess so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten, während wir gleichzeitig die Bedenken und Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Tools und deren Einschränkungen berücksichtigen.
"Bitte beachten Sie, dass ich grundsätzlich nichts gegen diese Tools oder deren Hersteller habe. Meine Argumente basieren lediglich auf meiner langjährigen Erfahrung als IT-Beschaffungsprofi."
IT Betrieb / Outsourcing Gemeinden und Schulen, Cloud-Transformation Gemeinden + Schulen und KMUs, Planung, Evaluation / Ausschreibungen, Strategie IT-Projekte Bund und Kanton
Von der kleinen Vermögensverwaltung zum Kanton zu grossen Bundesausschreibungen, Schwerpunkt Gemeinden und Schulen
Ausschreibungen, Vergabestellen, IT-Anbieter Schweizer Markt seit 2016
Über 1000 Einzelanforderungen aus allen selbst bearbeiteten Ausschreibungen
Anbieterliste mit Ansprechpartnern aus allen selbst bearbeiteten Ausschreibungen
Aufbau und Betrieb IT-Netzwerk, IT-Support und Betrieb, MS 365, Azure, Cloud-Migration, Cloud ("Hyperscaler"), VOIP-Telefonie, Teams, Beschaffung von Hardware, KIS (im Aufbau)
Von der Konfiguration des Anforderungskatalogs über das Management der Fragen mit Import von Simap bis zur elektronischen Signatur
Die Liste wird regelmässig aktualisiert und fokussiert sich auf Schulen / Gemeinde / Kantone.
Tool zur Kostenbewertung: Variante "asymptotisch ohne Potenzierungsfaktor" vs. Variante "lineare Beurteilung mit Bandbreite"
Einsatz zur papierlosen Entgegennahme von Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
Neuauflage des Standardwerks «Beschaffung von Informatikmitteln», «Informatiker gefangen in Mediokristan» und mehr
Die Rubrik mit aktuellen Herzensangelegenheiten, die über das eigentliche Thema hinausgehen.