IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs

IT-Unternehmen verfügen über langjährige Erfahrung in der Erstellung von Angeboten. Im Laufe der Zeit haben sie professionelle Vorlagen, Tools und effiziente Prozesse entwickelt, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen. Dabei sind sie mit den gängigen Softwareanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bestens vertraut. Die Firmen haben Toolpaletten aufgebaut, die es ihnen ermöglichen, parallel an mehreren Angeboten zu arbeiten und effektiv mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.

Der Worst-Case-Szenario für Unternehmen besteht darin, wertvolle Zeit zu verlieren, indem sie sich in proprietäre Fremdapplikationen einarbeiten müssen. Der Umgang mit neuen und unbekannten Tools erfordert eine Lernkurve und führt zu Zeitverlusten. Zeit, die stattdessen für die Verfeinerung und Verbesserung des Angebots genutzt werden könnte.

Indem Unternehmen auf ihre bewährten Softwareanwendungen zurückgreifen, profitieren sie von der Effizienz und Expertise, die sie bereits entwickelt haben. Sie können auf ihre etablierten Prozesse und Vorlagen zurückgreifen, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand und die Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Fremdapplikationen minimieren.

Die Hürde, um einen umfassenden Überblick über eine Ausschreibung zu erhalten, sollte so niedrig wie möglich gehalten werden. Es ist von großer Bedeutung, dass alle entscheidenden Informationen direkt im Ausschreibungstext auf simap.ch, DER Plattform für öffentliche Ausschreibungen, enthalten sind. Durch die Bereitstellung sämtlicher relevanten Informationen auf dieser zentralen Plattform wird sichergestellt, dass potenzielle Anbieterinnen und Anbieter einen einfachen Zugang zu den wesentlichen Informationen haben.

Jegliche Anmeldeverfahren oder die Notwendigkeit, auf externe Tools zurückzugreifen, stellen eine zusätzliche Hürde dar und können zu unnötigen Absagen führen. Wenn Anbieterinnen und Anbieter gezwungen sind, sich in weitere Tools einzuarbeiten oder zusätzliche Anmeldungen durchzuführen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie den Überblick verlieren oder den Aufwand als zu hoch empfinden. Dies kann letztendlich dazu führen, dass potenziell geeignete Anbieterinnen und Anbieter von der Teilnahme absehen und somit möglicherweise qualifizierte Lösungen übersehen werden.

Durch die Konzentration auf eine zentrale Plattform wie simap.ch und die Bereitstellung aller wichtigen Informationen im Ausschreibungstext wird eine einfache und transparente Kommunikation gewährleistet. Dies erhöht die Chancen für eine breitere Beteiligung von Anbieterinnen und Anbietern und fördert den Wettbewerb. Letztendlich profitieren sowohl die ausschreibende Organisation als auch die potenziellen Anbieterinnen und Anbieter von einer klaren und zugänglichen Ausschreibungsumgebung, in der Transparenz und Chancengleichheit gewährleistet sind.

Die Erstellung der Unterlagen ist ein kollaborativer Prozess, der Teamarbeit erfordert. Innerhalb eines Teams gibt es unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, von der Unterstützung durch Assistentinnen oder Assistenten bis hin zur maßgeblichen Beteiligung des Kernteams, externen IT-Beratern und des CIOs oder der IT-Leiterin. Bei der Verwendung eines spezifischen Tools besteht jedoch die Gefahr, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer Expertise, zu Anfängerinnen und Anfängern degradiert werden, die sich mit einer neuen Software herumschlagen müssen.

Durch die Verwendung eines neuen Tools besteht die Gefahr, dass in der Dokumentation Brüche entstehen. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Frustration und Zeitverlust führen, wenn Teammitglieder sich mit dem Erlernen und Anpassen an ein neues Tool befassen müssen.

Stattdessen ist es ratsam, auf bewährte Software wie Word, Excel oder PDF zurückzugreifen, die von allen Teammitgliedern bereits vertraut sind. Diese standardmäßigen Tools bieten eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit und ermöglichen es jedem Teammitglied, seinen Input in gewohnter Form einzubringen.

Abschließend möchte ich betonen, dass ich grundsätzlich ein großer Befürworter von Tools bin. Im Laufe der Jahre haben wir eine umfangreiche Datenbank aufgebaut und automatisieren die Erstellung vieler Unterlagen. Darüber hinaus bieten wir unseren Kundinnen, Kunden sowie Anbieterinnen und Anbietern die Möglichkeit einer digitalen Signatur. Dennoch ist es wichtig zu beachten, dass alle Dokumente, die wir erstellen, ausschließlich in den bewährten Formaten Word, Excel oder PDF bereitgestellt werden. Dies geschieht aus den oben genannten Gründen, die wir sorgfältig abgewogen und berücksichtigt haben.

Indem wir uns auf diese bewährten Dateiformate konzentrieren, können wir sicherstellen, dass die Dokumente universell lesbar und kompatibel sind. Wir möchten unseren Kundinnen, Kunden und Anbieterinnen, Anbietern größtmögliche Flexibilität bieten und ihnen die Verwendung ihrer bevorzugten Tools und Anwendungen ermöglichen. Durch die Nutzung dieser allgemein anerkannten Formate gewährleisten wir außerdem, dass unsere Dokumente problemlos weiterverarbeitet, bearbeitet und mit anderen Parteien geteilt werden können.

Unser Ziel ist es, den gesamten Beschaffungsprozess so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten, während wir gleichzeitig die Bedenken und Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Tools und deren Einschränkungen berücksichtigen.

"Bitte beachten Sie, dass ich grundsätzlich nichts gegen diese Tools oder deren Hersteller habe. Meine Argumente basieren lediglich auf meiner langjährigen Erfahrung als IT-Beschaffungsprofi."