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von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: June 9, 2023
Foto: Marvin Meyer
Immer wieder fällt auf, dass sowohl etablierte IT-Abteilungen der Öffentlichen Verwaltung wie auch Gemeinden oder Schulen auf die Idee verfallen, proprietäre Beschaffungsplattformen ausserhalb simap.ch wie Decision Advisor oder Xatena einzusetzen und somit dem Anbieter oder der Anbieterin die Verwendung von proprietären Tools zur Dateneingabe vorzuschreiben. Doch warum sollten Sie dieser Praxis mit äußerster Vorsicht begegnen und sie am besten ganz meiden? Lassen Sie mich Ihnen die folgenden Gründe darlegen.
IT-Unternehmen verfügen über langjährige Erfahrung in der Erstellung von Angeboten. Im Laufe der Zeit haben sie professionelle Vorlagen, Tools und effiziente Prozesse entwickelt, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen. Dabei sind sie mit den gängigen Softwareanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bestens vertraut. Die Firmen haben Toolpaletten aufgebaut, die es ihnen ermöglichen, parallel an mehreren Angeboten zu arbeiten und effektiv mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
Der Worst-Case-Szenario für Unternehmen besteht darin, wertvolle Zeit zu verlieren, indem sie sich in proprietäre Fremdapplikationen einarbeiten müssen. Der Umgang mit neuen und unbekannten Tools erfordert eine Lernkurve und führt zu Zeitverlusten. Zeit, die stattdessen für die Verfeinerung und Verbesserung des Angebots genutzt werden könnte.
Indem Unternehmen auf ihre bewährten Softwareanwendungen zurückgreifen, profitieren sie von der Effizienz und Expertise, die sie bereits entwickelt haben. Sie können auf ihre etablierten Prozesse und Vorlagen zurückgreifen, um Angebote von hoher Qualität zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand und die Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Fremdapplikationen minimieren.
Die Hürde, um einen umfassenden Überblick über eine Ausschreibung zu erhalten, sollte so niedrig wie möglich gehalten werden. Es ist von großer Bedeutung, dass alle entscheidenden Informationen direkt im Ausschreibungstext auf simap.ch, DER Plattform für öffentliche Ausschreibungen, enthalten sind. Durch die Bereitstellung sämtlicher relevanten Informationen auf dieser zentralen Plattform wird sichergestellt, dass potenzielle Anbieterinnen und Anbieter einen einfachen Zugang zu den wesentlichen Informationen haben.
Jegliche Anmeldeverfahren oder die Notwendigkeit, auf externe Tools zurückzugreifen, stellen eine zusätzliche Hürde dar und können zu unnötigen Absagen führen. Wenn Anbieterinnen und Anbieter gezwungen sind, sich in weitere Tools einzuarbeiten oder zusätzliche Anmeldungen durchzuführen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie den Überblick verlieren oder den Aufwand als zu hoch empfinden. Dies kann letztendlich dazu führen, dass potenziell geeignete Anbieterinnen und Anbieter von der Teilnahme absehen und somit möglicherweise qualifizierte Lösungen übersehen werden.
Durch die Konzentration auf eine zentrale Plattform wie simap.ch und die Bereitstellung aller wichtigen Informationen im Ausschreibungstext wird eine einfache und transparente Kommunikation gewährleistet. Dies erhöht die Chancen für eine breitere Beteiligung von Anbieterinnen und Anbietern und fördert den Wettbewerb. Letztendlich profitieren sowohl die ausschreibende Organisation als auch die potenziellen Anbieterinnen und Anbieter von einer klaren und zugänglichen Ausschreibungsumgebung, in der Transparenz und Chancengleichheit gewährleistet sind.
Die Erstellung der Unterlagen ist ein kollaborativer Prozess, der Teamarbeit erfordert. Innerhalb eines Teams gibt es unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, von der Unterstützung durch Assistentinnen oder Assistenten bis hin zur maßgeblichen Beteiligung des Kernteams, externen IT-Beratern und des CIOs oder der IT-Leiterin. Bei der Verwendung eines spezifischen Tools besteht jedoch die Gefahr, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrer Expertise, zu Anfängerinnen und Anfängern degradiert werden, die sich mit einer neuen Software herumschlagen müssen.
Durch die Verwendung eines neuen Tools besteht die Gefahr, dass in der Dokumentation Brüche entstehen. Dies kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Frustration und Zeitverlust führen, wenn Teammitglieder sich mit dem Erlernen und Anpassen an ein neues Tool befassen müssen.
Stattdessen ist es ratsam, auf bewährte Software wie Word, Excel oder PDF zurückzugreifen, die von allen Teammitgliedern bereits vertraut sind. Diese standardmäßigen Tools bieten eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit und ermöglichen es jedem Teammitglied, seinen Input in gewohnter Form einzubringen.
Die Evaluation ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses und erfordert eine effektive Teamarbeit. Es ist unerlässlich, dass im Team gemeinsam Auswertungen durchgeführt werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Durch die Zusammenarbeit können verschiedene Perspektiven, Fachkenntnisse und Erfahrungen eingebracht werden, um eine umfassende Bewertung der vorliegenden Angebote zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen während der Evaluation auch Unterlagen erstellt und versandt werden. Dies kann beispielsweise die Zusammenstellung von Berichten, Präsentationen oder Vergleichstabellen umfassen, um den Evaluationsprozess und die Ergebnisse angemessen zu dokumentieren. Durch eine sorgfältige und präzise Dokumentation können alle Beteiligten die Entscheidungen besser verstehen und nachvollziehen. Eine solche muss ohnedies durch die gängigen Office-Tools erfolgen.
Als "Dokumenterstellungsformat" sind die bekannten Office-Werkzeuge unschlagbar. Es wäre vermessen zu behaupten, dass ein eigenes Tool benutzerfreundlicher ist und zu weniger Gesamtaufwand führt.
Abschließend möchte ich betonen, dass ich grundsätzlich ein großer Befürworter von Tools bin. Im Laufe der Jahre haben wir eine umfangreiche Datenbank aufgebaut und automatisieren die Erstellung vieler Unterlagen. Darüber hinaus bieten wir unseren Kundinnen, Kunden sowie Anbieterinnen und Anbietern die Möglichkeit einer digitalen Signatur. Dennoch ist es wichtig zu beachten, dass alle Dokumente, die wir erstellen, ausschließlich in den bewährten Formaten Word, Excel oder PDF bereitgestellt werden. Dies geschieht aus den oben genannten Gründen, die wir sorgfältig abgewogen und berücksichtigt haben.
Indem wir uns auf diese bewährten Dateiformate konzentrieren, können wir sicherstellen, dass die Dokumente universell lesbar und kompatibel sind. Wir möchten unseren Kundinnen, Kunden und Anbieterinnen, Anbietern größtmögliche Flexibilität bieten und ihnen die Verwendung ihrer bevorzugten Tools und Anwendungen ermöglichen. Durch die Nutzung dieser allgemein anerkannten Formate gewährleisten wir außerdem, dass unsere Dokumente problemlos weiterverarbeitet, bearbeitet und mit anderen Parteien geteilt werden können.
Unser Ziel ist es, den gesamten Beschaffungsprozess so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten, während wir gleichzeitig die Bedenken und Herausforderungen im Zusammenhang mit proprietären Tools und deren Einschränkungen berücksichtigen.
"Bitte beachten Sie, dass ich grundsätzlich nichts gegen diese Tools oder deren Hersteller habe. Meine Argumente basieren lediglich auf meiner langjährigen Erfahrung als IT-Beschaffungsprofi."
IT Betrieb / Outsourcing Gemeinden und Schulen, Cloud-Transformation Gemeinden + Schulen und KMUs, Planung, Evaluation / Ausschreibungen, Strategie IT-Projekte Bund und Kanton
Von der kleinen Vermögensverwaltung zum Kanton zu grossen Bundesausschreibungen, Schwerpunkt Gemeinden und Schulen
Ausschreibungen, Vergabestellen, IT-Anbieter Schweizer Markt seit 2016
Über 1000 Einzelanforderungen aus allen selbst bearbeiteten Ausschreibungen
Anbieterliste mit Ansprechpartnern aus allen selbst bearbeiteten Ausschreibungen
Aufbau und Betrieb IT-Netzwerk, IT-Support und Betrieb, MS 365, Azure, Cloud-Migration, Cloud ("Hyperscaler"), VOIP-Telefonie, Teams, Beschaffung von Hardware, KIS (im Aufbau)
Von der Konfiguration des Anforderungskatalogs über das Management der Fragen mit Import von Simap bis zur elektronischen Signatur
Die Liste wird regelmässig aktualisiert und fokussiert sich auf Schulen / Gemeinde / Kantone.
Tool zur Kostenbewertung: Variante "asymptotisch ohne Potenzierungsfaktor" vs. Variante "lineare Beurteilung mit Bandbreite"
Einsatz zur papierlosen Entgegennahme von Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
Neuauflage des Standardwerks «Beschaffung von Informatikmitteln», «Informatiker gefangen in Mediokristan» und mehr
Die Rubrik mit aktuellen Herzensangelegenheiten, die über das eigentliche Thema hinausgehen.