IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs

IT in Gemeinde und Schulen - Kompass 2023

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Nov. 28, 2023

Foto: Wil, SG, (c) M. Bischof

Liebe IT-Verantwortliche,

Die Umfrage "IT in Gemeinde und Schulen - Kompass 2023" ist abgeschlossen. Ein Riesendank den nahezu 100 Gemeinden zur Teilnahme!

Eine detaillierte Auswertung erfolgt in Kürze - zudem ist ein Podcast geplant. Hier geht's schon einmal zu den wichtigsten Charts zu den Resultaten:

Resultate - IT in Gemeinde und Schulen - Kompass 2023

Vielen Dank!

M. Bischof

Effizienz, Sicherheit, Innovation: Die Rolle der Cloud-Technologie in Gemeinden

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Oct. 16, 2023

Foto: Marvin Meyer

In einer Welt, die von technologischem Fortschritt und Digitalisierung geprägt ist, müssen auch Gemeinden und kommunale Einrichtungen Schritt halten. Moderne Informationstechnologie (IT) ist nicht nur für grosse Unternehmen von Bedeutung, sondern spielt auch für Gemeinden eine entscheidende Rolle. In diesem Artikel werden wir erläutern, warum eine Gemeinde moderne IT benötigt, die auch auf Cloud-Technologien aufbaut. Dabei betrachten wir die Aspekte der Attraktivität als Arbeitgeber, Sicherheit und Innovation.

Wichtige Bemerkung: Hier geht es nicht um ein plakatives "Cloud-only"sondern um den Einsatz von Cloud-Technologien, wo aus Kosten-, Nutzen- und Risikogründen sinnvoll und zweckmässig.

1. Attraktivität als Arbeitgeber:

Moderne IT-Infrastruktur, einschließlich Cloud-Technologien, macht eine Gemeinde in der Schweiz attraktiver als Arbeitgeber, insbesondere für Fachkräfte in der internen IT-Organisation. Immer mehr IT-Profis suchen nach Arbeitsplätzen, die mit aktuellen Technologien arbeiten und die Möglichkeit bieten, sich beruflich weiterzuentwickeln. Eine Gemeinde, die in moderne IT investiert, zieht talentierte IT-Fachleute an, die in der Lage sind, innovative Lösungen zu entwickeln, um die Gemeinde effizienter und serviceorientierter zu gestalten. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und einer positiven Wahrnehmung der Gemeinde als Arbeitgeber, was wiederum dazu beiträgt, hochqualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

2. Sicherheit:

Die Sicherheit von Daten und Systemen ist von größter Bedeutung, insbesondere für Schweizer Gemeinden, die mit sensiblen Einwohnerdaten und kritischen Infrastrukturen arbeiten. Moderne IT-Infrastruktur, die auch auf Cloud-Technologien setzt, ermöglicht fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und -praktiken. Cloud-Anbieter investieren erheblich in die Sicherheit ihrer Systeme und verfügen über Expertise und Ressourcen, um Bedrohungen proaktiv zu erkennen und zu bekämpfen. Stichworte sind Datenverschlüsselung, "Bring Your Own Key" oder "Lockbox". Dies gewährleistet den Schutz der Gemeindedaten vor potenziellen Angriffen und Datenverlust, was die Vertrauenswürdigkeit und Integrität der Gemeinde in den Augen der Einwohner erhöht.

3. Innovation:

Die Einführung moderner IT-Technologien, einschließlich Cloud-Computing, ermöglicht es einer Schweizer Gemeinde, innovativer und agiler zu werden. Cloud-Ressourcen bieten Skalierbarkeit und Flexibilität, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der die Gemeindeverwaltungen in der Schweiz mit neuen Herausforderungen konfrontiert sind, sei es in Form von Bürgerservices, Umweltschutz oder Katastrophenvorsorge. Cloud-Technologien ermöglichen es der Gemeinde, Ressourcen bedarfsgerecht bereitzustellen und innovative Anwendungen und Lösungen zu entwickeln, um die Lebensqualität der Einwohner zu verbessern.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass moderne IT, die auch auf Cloud-Technologien setzt, für Schweizer Gemeinden von entscheidender Bedeutung ist. Dies fördert die Attraktivität als Arbeitgeber, gewährleistet die Sicherheit der Einwohnerdaten und bietet die Möglichkeit zur Innovation. Gemeinden in der Schweiz, die in moderne IT investieren, legen den Grundstein für eine effizientere, serviceorientierte und zukunftsweisende Verwaltung, die den Bedürfnissen ihrer Einwohner gerecht wird.

Cloud und Outsourcing: die sechs Herausforderungen für IT-Chefs in der Gemeindeverwaltung

Aktuell stehen viele Gemeinden vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Angesichts des ablaufenden Outsourcing-Zeitrahmens, meist werden Aufträge über vier Jahre vergeben und ein bis zweimal verlängert, und vieler anstehender Wechsel bietet sich die Möglichkeit, Cloud Computing und Software-as-a-Service (SaaS) Angebote besser zu nutzen. Dieser Artikel beleuchtet die Chancen und Herausforderungen, denen IT-Chefs in der Gemeindeverwaltung gegenüberstehen, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen.

Foto: Gabriel Garcia Marengo

Herausforderung 1: Know-how-Defizite

Viele bestehende Outsourcing-Partner haben erhebliche Wissenslücken hinsichtlich aktueller Cloud-Strategien. Oftmals beschränkt sich ihr Know-how auf Microsoft 365, SharePoint und ähnliche Lösungen. Um die Transformation erfolgreich zu meistern, ist jedoch ein tieferes Verständnis und breiteres Wissen über Cloud-Technologien erforderlich.

Herausforderung 2: Partnerwechsel

Ein Wechsel des Outsourcing-Partners liegt nahe, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen. Allerdings birgt die Transition von einem Anbieter zum anderen auch Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und Koordination sind erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Herausforderung 3: Netzwerk-Infrastruktur

Oftmals weisen die Netzwerk-Infrastrukturen in Gemeinden nicht mehr zeitgemäße Konfigurationen auf. Dezentrale VPNs, Firewall-Einstellungen und ähnliche Komponenten sind oft nicht optimal eingerichtet. Die Umstellung auf die Cloud erfordert eine Überprüfung und Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, um die gewünschte Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.

Herausforderung 4: Sicherheit

Die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Viele Gemeinden verfügen jedoch noch nicht über ein umfassendes Information Security and Data Protection (ISDS) Konzept. Bevor die Cloud genutzt werden kann, müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen und Schwachstellen behoben werden.

Herausforderung 5: ERP-Systeme

Die meisten Gemeinden verfügen über ERP-Systeme, die in die Jahre gekommen sind und nicht als SaaS-Lösung konzipiert wurden. Die Integration solcher Systeme in die Cloud erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise auch Anpassungen, um die Vorteile der Cloud vollständig nutzen zu können.

Herausforderung 6: Anbietermarkt und Ausschreibungsverfahren

IT-Outsourcing-Anbieter mit ausgezeichnetem Know-how rund um Cloud gibt, sind stark nachgefragt. Dementsprechend ist die Auftragslage sehr gut, und öffentliche Ausschreibungsverfahren zu verfolgen hat möglicherweise nicht die höchste Priorität. Dies kann dazu führen, dass Gemeinden Schwierigkeiten haben, mit potenziellen Anbietern in Kontakt zu kommen, welche die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Gemeindeverwaltung verstehen.

Der Anbietermarkt für Cloud- und SaaS-Lösungen ist sehr dynamisch, aber die öffentlichen Ausschreibungsverfahren können mühsam sein. Zum Teil konzentrieren sich hervorragende Anbieter eher auf die Privatwirtschaft und kennen die spezifischen Anforderungen und Prozesse in Gemeinden nicht ausreichend. Es ist wichtig, dass Gemeinden dementsprechend ihre Ausschreibungsunterlagen professionell gestalten und ihre Veränderungsbereitschaft signalisieren, um neue Anbieter zu gewinnen.

Ausschreibung als Chance

Obwohl die Herausforderungen nicht zu unterschätzen sind, haben einige Gemeinden - und nahezu alle, welche ich begleiten durfte - die Transformation zur Cloud erfolgreich gemeistert. Insbesondere können gut geplante Ausschreibungsverfahren ein effektives Mittel sein, um neue Anbieter zu gewinnen, die die speziellen Probleme der Gemeindeverwaltung lösen können. Die Überwindung von Know-how-Defiziten, die Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, die Stärkung der IT-Sicherheit und die Integration von ERP-Systemen in die Cloud sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einer effizienten und zukunftsfähigen IT-Infrastruktur für Gemeinden.

Die sieben Herausforderungen in der Evaluation von Schul-IT (Aktualisierung)

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Oct. 16, 2023

Foto: Christopher Rayn

1. Aktueller Patt bei den Anbietern für Schulverwaltungssoftware ("Schul-ERP")

Die Berücksichtigung der Marktkonsolidierung ist ein wichtiger Aspekt bei der IT-Evaluation an Schulen. Gesucht ist eine moderne einheitliche, mandantenfähige, benutzerfreundliche "Saas"-Lösung für Schulverwaltung, Lehrpersonen und Eltern mit hoch verfügbaren, sicheren Backend und zeitgemässem Frontend unterstützt durch Apps für Spezialaufgaben. Kein aktueller lokaler Anbieter wird diesem Anspruch voll gerecht, und der globale Marktführer ist trotz guter Verankerung in Schweizer Privatschulen nicht vor Ort präsent.

Durch die starke Konsolidierung der lokalen Schweizer Hersteller steht ein Marktführer einigen wenigen Konkurrenten gegenüber. Jedes dieser Systeme weisst Stärken und Schwächen auf und - das macht es interessant - sind diese je nach Hersteller sehr unterschiedlich ausgeprägt. Bezüglich Backend und Engineering-Know-How sticht ein Hersteller deutlich heraus. Der Marktauftritt der Hersteller gestaltete sich ebenfalls sehr unterschiedlich, von sehr professionellem "Direct Sales" bis nahezu nicht-existierenden Sales, stattdessen Mund-zu-Mund-Propaganda bzw. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Insgesamt nahm in den letzten Jahren trotz Konsolidierung der Wettbewerb stark zu. Dies führt zu innovativeren Lösungen, welche um die Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gebaut werden.

Es ist wichtig, bei der IT-Evaluation die verschiedenen Marktteilnehmer zu berücksichtigen und ihre individuellen Stärken und Schwächen sorgfältig abzuwägen, um die bestmögliche Lösung für die jeweilige Schule zu finden.

2. Akute Schwächen im Netzwerk (sehr oft übersehen!)

Eine der zentralen Schwierigkeiten besteht darin, dass das bestehende Netzwerk veraltet ist und nicht den Anforderungen an Sicherheit und Leistungsfähigkeit entspricht. Eine unzureichende Firewall-Konzeption und -Konfiguration stellt ein ernstzunehmendes Risiko dar und kann die Sicherheit des Netzwerks gefährden. Darüber hinaus ist das bestehende Netzwerk nicht optimal auf die Anforderungen des neuen Lehrplans mit einer wesentlich höheren Benutzer- und Gerätezahl ausgerichtet, was die Nutzung moderner Technologien (Cloud) und digitaler Lerninhalte (gleichzeitige Nutzung elektronische Lehrmittel wie Videos, Lehrspiele etc.) erschwert.

3. Vielfalt der Betriebsformen und Rollen in der Schul-IT

Ein weiteres Herausforderungsfeld in der Schul-IT ist die Vielfalt der Betriebsformen und Rollen, die in den Schulen existieren. Von TICs (Technischer Informations- und Kommunikationsdienst) über PICs (Pädagogischer Informations- und Kommunikationsdienst) bis hin zur internen IT oder sogar dem vollständigen Outsourcing der IT-Dienstleistungen gibt es eine breite Palette von Modellen. Die Integration und Koordination dieser unterschiedlichen Betriebsformen erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung, um ein reibungsloses Funktionieren der IT-Infrastruktur sicherzustellen.

4. Herausforderungen im Zusammenhang mit Cloud-Computing

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass viele IT-Outsourcer nicht ausreichend auf die Anforderungen der Cloud vorbereitet sind. Die Cloud-Technologie bietet gerade im Schulbereich vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung, aber es erfordert spezifisches Know-how, um sie optimal zu nutzen. Schulen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Dienstleister über das erforderliche Fachwissen verfügen, um eine erfolgreiche und sichere Migration in die Cloud zu ermöglichen.

5. Schnittstellen zu anderen Systemen

Ein weiteres Thema, mit dem Schulen konfrontiert sind, sind die Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise dem Versand von Statistiken oder dem Einwohnerwesen. Die Integration dieser Systeme in die Schul-IT erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

6. Hoher Anteil der Hardwarekosten

Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf die Herausforderungen in der Schul-IT ist der hohe Anteil der Hardwarekosten, der oft einen beträchtlichen Teil des Gesamtbudgets ausmacht. Aufgrund dieser hohen Investitionen sind öffentliche Ausschreibungen oft unumgänglich, um einen transparenten und fairen Beschaffungsprozess sicherzustellen. Durch eine öffentliche Ausschreibung können verschiedene Anbieter ihre Angebote einreichen, was zu Wettbewerb führt und potenziell günstigere Preise und bessere Leistungen für die Schulen ermöglicht. Leider sind für die Anbieter die Marchen in diesem Bereich sehr tief, sodass reine Hardware-Ausschreibungen per se gerade für kleinere Organisationen mit einer Enttäuschung enden ("keine marktgerechte Angebote").

7. Datenschutz

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Schutz personenbezogener Daten in der Schul-IT. Schulen verarbeiten eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, wie Schülerinformationen, Noten, Gesundheitsdaten und mehr. Es ist von größter Bedeutung, dass diese Daten sicher und vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre und den Datenschutz der Schülerinnen, Schüler und anderer beteiligter Personen zu gewährleisten. Schulen müssen daher sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und -Prozesse den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, um einen unbefugten Zugriff oder eine missbräuchliche Verwendung von personenbezogenen Daten zu verhindern. Ein hervorragendes Instrument ist dabei der Leitfaden Microsoft 365 im Bildungsbereich der Datenschutzbeauftragen des Kantons Zürich.

Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine ethische Verantwortung gegenüber den Schülerinnen, Schülern, Eltern und der gesamten Schulgemeinschaft. Schulen sollten daher eng mit ihren IT-Dienstleistern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, regelmäßige Datenschutzprüfungen durchgeführt werden und Schulungen für das Schulpersonal angeboten werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken.

Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können Schulen ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten und das Vertrauen der Schülerinnen, Schüler und Eltern in den Umgang mit personenbezogenen Daten stärken.

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Evaluierung der IT an Schulen eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Berücksichtigung der individuellen Anforderungen einer jeden Schule können jedoch effektive Lösungen gefunden werden, um die IT-Infrastruktur in Schulen zu verbessern und die digitale Bildung im Sinne des Lehrplan 21 zu unterstützen.

Lehrplan 21: Modul Medien und Informatik

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Sept. 23, 2023

Foto: v-fe.lehrplan.ch

Medien und Informatik

1 | Medien

1. Die Schülerinnen und Schüler können sich in der physischen Umwelt sowie in medialen und virtuellen Lebensräumen orientieren und sich darin entsprechend den Gesetzen, Regeln und Wertesystemen verhalten.
2. Die Schülerinnen und Schüler können Medien und Medienbeiträge entschlüsseln, reflektieren und nutzen.
3. Die Schülerinnen und Schüler können Gedanken, Meinungen, Erfahrungen und Wissen in Medienbeiträge umsetzen und unter Einbezug der Gesetze, Regeln und Wertesysteme auch veröffentlichen.
4. Die Schülerinnen und Schüler können Medien interaktiv nutzen sowie mit anderen kommunizieren und kooperieren.

2 | Informatik

1. Die Schülerinnen und Schüler können Daten aus ihrer Umwelt darstellen, strukturieren und auswerten.
2. Die Schülerinnen und Schüler können einfache Problemstellungen analysieren, mögliche Lösungsverfahren beschreiben und in Programmen umsetzen.
3. Die Schülerinnen und Schüler verstehen Aufbau und Funktionsweise von informationsverarbeitenden Systemen und können Konzepte der sicheren Datenverarbeitung anwenden.

siehe https://v-fe.lehrplan.ch/

Informations- und Kommunikations- technologien (ICT) in der Primarschule

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Sept. 23, 2023

Foto: Beschaffung und Betrieb von Informatikmitteln an allgemeinbildenden Schulen, Beat Döbeli

Eine Planungshilfe für die Beschaffung und den Betrieb von infoSense zu Handen Kanton Basel-Landschaft.
Aus dem Jahr 2004 - insbesondere die organisatorischen Hilfestellungen haben alle noch ihre Gültigkeit.

Link zur Publikation

Fünf Gründe, warum Sie niemals auf externe Beschaffungsplattformen setzen sollen

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: June 9, 2023

Foto: Marvin Meyer

Immer wieder fällt auf, dass sowohl etablierte IT-Abteilungen der Öffentlichen Verwaltung wie auch Gemeinden oder Schulen auf die Idee verfallen, proprietäre Beschaffungsplattformen ausserhalb simap.ch wie Decision Advisor oder Xatena einzusetzen und somit dem Anbieter oder der Anbieterin die Verwendung von proprietären Tools zur Dateneingabe vorzuschreiben. Doch warum sollten Sie dieser Praxis mit äußerster Vorsicht begegnen und sie am besten ganz meiden? Lassen Sie mich Ihnen die folgenden Gründe darlegen.

1. Sie möchten das beste Angebot und sollten dafür die Extrameile gehen

2. Der IT-Markt ist vielfach ein Anbietermarkt

3. Die Erstellung der Unterlagen erfordert Teamarbeit

4. Die Evaluation ist Teamarbeit

Die Evaluation ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses und erfordert eine effektive Teamarbeit. Es ist unerlässlich, dass im Team gemeinsam Auswertungen durchgeführt werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Durch die Zusammenarbeit können verschiedene Perspektiven, Fachkenntnisse und Erfahrungen eingebracht werden, um eine umfassende Bewertung der vorliegenden Angebote zu gewährleisten.
Darüber hinaus müssen während der Evaluation auch Unterlagen erstellt und versandt werden. Dies kann beispielsweise die Zusammenstellung von Berichten, Präsentationen oder Vergleichstabellen umfassen, um den Evaluationsprozess und die Ergebnisse angemessen zu dokumentieren. Durch eine sorgfältige und präzise Dokumentation können alle Beteiligten die Entscheidungen besser verstehen und nachvollziehen. Eine solche muss ohnedies durch die gängigen Office-Tools erfolgen.

5. Es gibt keine wirklich benutzerfreundlichen Evaluierungstools

Als "Dokumenterstellungsformat" sind die bekannten Office-Werkzeuge unschlagbar. Es wäre vermessen zu behaupten, dass ein eigenes Tool benutzerfreundlicher ist und zu weniger Gesamtaufwand führt.