IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs

Die sieben Herausforderungen in der Evaluation von Schul-IT (Aktualisierung)

von Michael Bischof
letzte Aktualisierung: Oct. 16, 2023

Foto: Christopher Rayn

1. Aktueller Patt bei den Anbietern für Schulverwaltungssoftware ("Schul-ERP")

Die Berücksichtigung der Marktkonsolidierung ist ein wichtiger Aspekt bei der IT-Evaluation an Schulen. Gesucht ist eine moderne einheitliche, mandantenfähige, benutzerfreundliche "Saas"-Lösung für Schulverwaltung, Lehrpersonen und Eltern mit hoch verfügbaren, sicheren Backend und zeitgemässem Frontend unterstützt durch Apps für Spezialaufgaben. Kein aktueller lokaler Anbieter wird diesem Anspruch voll gerecht, und der globale Marktführer ist trotz guter Verankerung in Schweizer Privatschulen nicht vor Ort präsent.

Durch die starke Konsolidierung der lokalen Schweizer Hersteller steht ein Marktführer einigen wenigen Konkurrenten gegenüber. Jedes dieser Systeme weisst Stärken und Schwächen auf und - das macht es interessant - sind diese je nach Hersteller sehr unterschiedlich ausgeprägt. Bezüglich Backend und Engineering-Know-How sticht ein Hersteller deutlich heraus. Der Marktauftritt der Hersteller gestaltete sich ebenfalls sehr unterschiedlich, von sehr professionellem "Direct Sales" bis nahezu nicht-existierenden Sales, stattdessen Mund-zu-Mund-Propaganda bzw. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Insgesamt nahm in den letzten Jahren trotz Konsolidierung der Wettbewerb stark zu. Dies führt zu innovativeren Lösungen, welche um die Bedürfnissen und Anforderungen der Schulen gebaut werden.

Es ist wichtig, bei der IT-Evaluation die verschiedenen Marktteilnehmer zu berücksichtigen und ihre individuellen Stärken und Schwächen sorgfältig abzuwägen, um die bestmögliche Lösung für die jeweilige Schule zu finden.

2. Akute Schwächen im Netzwerk (sehr oft übersehen!)

Eine der zentralen Schwierigkeiten besteht darin, dass das bestehende Netzwerk veraltet ist und nicht den Anforderungen an Sicherheit und Leistungsfähigkeit entspricht. Eine unzureichende Firewall-Konzeption und -Konfiguration stellt ein ernstzunehmendes Risiko dar und kann die Sicherheit des Netzwerks gefährden. Darüber hinaus ist das bestehende Netzwerk nicht optimal auf die Anforderungen des neuen Lehrplans mit einer wesentlich höheren Benutzer- und Gerätezahl ausgerichtet, was die Nutzung moderner Technologien (Cloud) und digitaler Lerninhalte (gleichzeitige Nutzung elektronische Lehrmittel wie Videos, Lehrspiele etc.) erschwert.

3. Vielfalt der Betriebsformen und Rollen in der Schul-IT

Ein weiteres Herausforderungsfeld in der Schul-IT ist die Vielfalt der Betriebsformen und Rollen, die in den Schulen existieren. Von TICs (Technischer Informations- und Kommunikationsdienst) über PICs (Pädagogischer Informations- und Kommunikationsdienst) bis hin zur internen IT oder sogar dem vollständigen Outsourcing der IT-Dienstleistungen gibt es eine breite Palette von Modellen. Die Integration und Koordination dieser unterschiedlichen Betriebsformen erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung, um ein reibungsloses Funktionieren der IT-Infrastruktur sicherzustellen.

4. Herausforderungen im Zusammenhang mit Cloud-Computing

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass viele IT-Outsourcer nicht ausreichend auf die Anforderungen der Cloud vorbereitet sind. Die Cloud-Technologie bietet gerade im Schulbereich vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung, aber es erfordert spezifisches Know-how, um sie optimal zu nutzen. Schulen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Dienstleister über das erforderliche Fachwissen verfügen, um eine erfolgreiche und sichere Migration in die Cloud zu ermöglichen.

5. Schnittstellen zu anderen Systemen

Ein weiteres Thema, mit dem Schulen konfrontiert sind, sind die Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise dem Versand von Statistiken oder dem Einwohnerwesen. Die Integration dieser Systeme in die Schul-IT erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.

6. Hoher Anteil der Hardwarekosten

Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf die Herausforderungen in der Schul-IT ist der hohe Anteil der Hardwarekosten, der oft einen beträchtlichen Teil des Gesamtbudgets ausmacht. Aufgrund dieser hohen Investitionen sind öffentliche Ausschreibungen oft unumgänglich, um einen transparenten und fairen Beschaffungsprozess sicherzustellen. Durch eine öffentliche Ausschreibung können verschiedene Anbieter ihre Angebote einreichen, was zu Wettbewerb führt und potenziell günstigere Preise und bessere Leistungen für die Schulen ermöglicht. Leider sind für die Anbieter die Marchen in diesem Bereich sehr tief, sodass reine Hardware-Ausschreibungen per se gerade für kleinere Organisationen mit einer Enttäuschung enden ("keine marktgerechte Angebote").

7. Datenschutz

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Schutz personenbezogener Daten in der Schul-IT. Schulen verarbeiten eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, wie Schülerinformationen, Noten, Gesundheitsdaten und mehr. Es ist von größter Bedeutung, dass diese Daten sicher und vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre und den Datenschutz der Schülerinnen, Schüler und anderer beteiligter Personen zu gewährleisten. Schulen müssen daher sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und -Prozesse den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, um einen unbefugten Zugriff oder eine missbräuchliche Verwendung von personenbezogenen Daten zu verhindern. Ein hervorragendes Instrument ist dabei der Leitfaden Microsoft 365 im Bildungsbereich der Datenschutzbeauftragen des Kantons Zürich.

Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine ethische Verantwortung gegenüber den Schülerinnen, Schülern, Eltern und der gesamten Schulgemeinschaft. Schulen sollten daher eng mit ihren IT-Dienstleistern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind, regelmäßige Datenschutzprüfungen durchgeführt werden und Schulungen für das Schulpersonal angeboten werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken.

Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können Schulen ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten und das Vertrauen der Schülerinnen, Schüler und Eltern in den Umgang mit personenbezogenen Daten stärken.

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Evaluierung der IT an Schulen eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Durch eine sorgfältige Planung, den Einsatz angemessener Sicherheitsmaßnahmen und die Berücksichtigung der individuellen Anforderungen einer jeden Schule können jedoch effektive Lösungen gefunden werden, um die IT-Infrastruktur in Schulen zu verbessern und die digitale Bildung im Sinne des Lehrplan 21 zu unterstützen.