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Cloud und Outsourcing: die sechs Herausforderungen für IT-Chefs in der Gemeindeverwaltung

Aktuell stehen viele Gemeinden vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Angesichts des ablaufenden Outsourcing-Zeitrahmens, meist werden Aufträge über vier Jahre vergeben und ein bis zweimal verlängert, und vieler anstehender Wechsel bietet sich die Möglichkeit, Cloud Computing und Software-as-a-Service (SaaS) Angebote besser zu nutzen. Dieser Artikel beleuchtet die Chancen und Herausforderungen, denen IT-Chefs in der Gemeindeverwaltung gegenüberstehen, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen.

Foto: Gabriel Garcia Marengo

Herausforderung 1: Know-how-Defizite

Viele bestehende Outsourcing-Partner haben erhebliche Wissenslücken hinsichtlich aktueller Cloud-Strategien. Oftmals beschränkt sich ihr Know-how auf Microsoft 365, SharePoint und ähnliche Lösungen. Um die Transformation erfolgreich zu meistern, ist jedoch ein tieferes Verständnis und breiteres Wissen über Cloud-Technologien erforderlich.

Herausforderung 2: Partnerwechsel

Ein Wechsel des Outsourcing-Partners liegt nahe, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen. Allerdings birgt die Transition von einem Anbieter zum anderen auch Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und Koordination sind erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Herausforderung 3: Netzwerk-Infrastruktur

Oftmals weisen die Netzwerk-Infrastrukturen in Gemeinden nicht mehr zeitgemäße Konfigurationen auf. Dezentrale VPNs, Firewall-Einstellungen und ähnliche Komponenten sind oft nicht optimal eingerichtet. Die Umstellung auf die Cloud erfordert eine Überprüfung und Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, um die gewünschte Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.

Herausforderung 4: Sicherheit

Die Anforderungen an die IT-Sicherheit sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Viele Gemeinden verfügen jedoch noch nicht über ein umfassendes Information Security and Data Protection (ISDS) Konzept. Bevor die Cloud genutzt werden kann, müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen und Schwachstellen behoben werden.

Herausforderung 5: ERP-Systeme

Die meisten Gemeinden verfügen über ERP-Systeme, die in die Jahre gekommen sind und nicht als SaaS-Lösung konzipiert wurden. Die Integration solcher Systeme in die Cloud erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise auch Anpassungen, um die Vorteile der Cloud vollständig nutzen zu können.

Herausforderung 6: Anbietermarkt und Ausschreibungsverfahren

IT-Outsourcing-Anbieter mit ausgezeichnetem Know-how rund um Cloud gibt, sind stark nachgefragt. Dementsprechend ist die Auftragslage sehr gut, und öffentliche Ausschreibungsverfahren zu verfolgen hat möglicherweise nicht die höchste Priorität. Dies kann dazu führen, dass Gemeinden Schwierigkeiten haben, mit potenziellen Anbietern in Kontakt zu kommen, welche die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse der Gemeindeverwaltung verstehen.

Der Anbietermarkt für Cloud- und SaaS-Lösungen ist sehr dynamisch, aber die öffentlichen Ausschreibungsverfahren können mühsam sein. Zum Teil konzentrieren sich hervorragende Anbieter eher auf die Privatwirtschaft und kennen die spezifischen Anforderungen und Prozesse in Gemeinden nicht ausreichend. Es ist wichtig, dass Gemeinden dementsprechend ihre Ausschreibungsunterlagen professionell gestalten und ihre Veränderungsbereitschaft signalisieren, um neue Anbieter zu gewinnen.

Ausschreibung als Chance

Obwohl die Herausforderungen nicht zu unterschätzen sind, haben einige Gemeinden - und nahezu alle, welche ich begleiten durfte - die Transformation zur Cloud erfolgreich gemeistert. Insbesondere können gut geplante Ausschreibungsverfahren ein effektives Mittel sein, um neue Anbieter zu gewinnen, die die speziellen Probleme der Gemeindeverwaltung lösen können. Die Überwindung von Know-how-Defiziten, die Modernisierung der Netzwerk-Infrastruktur, die Stärkung der IT-Sicherheit und die Integration von ERP-Systemen in die Cloud sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einer effizienten und zukunftsfähigen IT-Infrastruktur für Gemeinden.